Senior projectondersteuner

Intro

Ben jij een ervaren projectondersteuner met oog voor detail en procesbeheersing? Lees dan verder om meer te ontdekken over deze functie.
Als Senior Projectondersteuner ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van juridische projecten. Je zorgt ervoor dat het proces soepel verloopt, van het beheren van documentatie en het verzamelen van gegevens tot het onderhouden van contacten met interne en externe partijen. Ook coördinerende werkzaamheden kunnen tot je werkzaamheden behoren. Er wordt van je verwacht dat je thuis bent in alle processen die tot de ondersteunende werkzaamheden van het adviesproces behoren en daarin ook actief meewerkt. Je speelt een rol in het bewaken van de voortgang van projecten en het naleven van procedures en er wordt van je verwacht dat je knelpunten in het proces signaleert en deze rapporteert aan je coördinator. 
De functie biedt flexibiliteit in werkplek, met minimaal twee kantoordagen en de mogelijkheid om vanuit huis te werken.

Dit doe je bij de...

Als Senior Projectondersteuner binnen de Commissie Werkelijke Schade draag je bij aan het gehele adviesproces. Je zorgt dat het adviesproces opgestart kan worden, faciliteert andere medewerkers in het adviesproces, zodat zij hun onderdeel van het proces kunnen uitvoeren  en zorgt daardoor dat het hele adviesproces soepel verloopt. Aan het eind van het proces zorg je dat de uitgebrachte adviezen op de correcte manier verstuurd worden.
Er wordt van je verwacht dat je alle werkzaamheden die voorkomen binnen de projectondersteuning beheerst en ook dat je praktisch inzetbaar bent voor al deze werkzaamheden.

Je assisteert bij het voorbereiden van juridische adviezen, rapporten en beleidsnotities en verzamelt relevante gegevens. In je rol onderhoud je communicatie met zowel interne als externe belanghebbenden, zoals juridische adviseurs, advocaten, gedupeerden en andere overheidsinstellingen. 

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheren van de post, zowel in de mailbox als de stukkenstroom van notities en brieven en handel je zelfstandig e-mails af waar mogelijk. Je voert en muteert bestanden in diverse systemen en ondersteunt administratieve processen binnen projecten. In samenwerking met je team bied je begeleiding en opleiding aan nieuwe collega’s, zowel aan medior projectondersteuners als aan senior projectondersteuners. Ook fungeer je als vraagbaak voor de gehele organisatie op het gebied van administratie en stukkenstroom, en adviseer je over de juiste procedures en regelgeving.

Je beheert een centrale database met juridische documenten en adviezen. Als aanspreekpunt voor project gerelateerde vragen zorg je voor een effectieve informatie-uitwisseling. Verder houd je toezicht op de naleving van interne procedures en externe regelgeving, en voer je kwaliteitscontroles uit op juridische documenten en adviezen om consistentie en nauwkeurigheid te waarborgen. Tot slot assisteer je bij interne audits en zorg je voor de implementatie van verbeteringen en aanbevelingen.

De Commissie Werkelijke Schade (CWS) heeft als taak schadeverzoeken van ouders die niet volledig zijn gecompenseerd door de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen te beoordelen. We richten ons niet alleen op juridische oplossingen, maar streven ook naar menselijkheid en rechtvaardigheid in ons werk. CWS is een onafhankelijke commissie die adviezen voor aanvullende compensatie vaststelt. De operationele uitvoering van de taken staat onder leiding van de Directeur CWS. Voor uitvoering van de verschillende werkzaamheden is CWS onderverdeeld in teams. De projectondersteuners vallen onder het Regieteam. 
 

Een bijzondere baan, omdat...

•    je werkt in een omgeving waarin de burger centraal staat en iedereen doordrongen is van het belang van duidelijke en begrijpelijke informatie.
•    je samen met collega’s bijdraagt aan de best mogelijke dienstverlening voor burgers en maatschappelijke organisaties.
•    je te maken krijgt met uitdagingen waarbij we een beroep doen op je creativiteit en flexibiliteit.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"In deze functie ben je een belangrijke spil in het hele proces bij CWS. Mede door jouw oplettendheid en adequaat handelen verloopt het proces voorspoedig”  Monique, Teamleider CWS
 

Wanneer past deze baan bij je?

Je hebt hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een juridisch secretariële achtergrond of een meer bedrijfskundige richting.
Je beschikt over meer dan 5 jaar relevante werkervaring in projectondersteuning.
Je hebt vaardigheid in het uitvoeren en bewaken van complexe projecten en het beheren van meerdere stakeholders.
Je beschikt over uitgebreide kennis van Microsoft Office en leert snel werken met programma’s zoals M-Files of andere besturingssystemen.
Je hebt ervaring met het beheren van complexe mailboxen en weet als geen ander hoe je efficiënt kunt organiseren, ondersteund door uitstekende communicatieve vaardigheden.
Je hebt ervaring met complex agendabeheer en kunt hierin zelfstandig beslissingen nemen.
 

Jouw competenties

De afdeling

De Commissie Werkelijke Schade beoordeelt schadeverzoeken van ouders die door de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen niet volledig gecompenseerd zijn. We werken aan oplossingen die niet alleen juridisch sterk zijn, maar ook menselijk en rechtvaardig
 

De organisatie

Dienst Toeslagen is een zelfstandige, publieke dienstverlener, onderdeel van het ministerie van Financiën. We maken vitale voorzieningen als de huur, de zorgverzekering en de zorg voor kinderen voor iedereen betaalbaar. Maar als je er goed over nadenkt, gaat ons werk over veel meer dan alleen het uitkeren van een maandelijks voorschot aan mensen die daar recht op hebben. Wij zorgen ervoor dat mensen mee kunnen doen in de maatschappij. Zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken of ze deze maand de huur, de kinderopvang of de zorgverzekering of de zorg voor hun kinderen nog kunnen betalen. Mensen helpen die ons hard nodig hebben, dat is waar we het voor doen. Door onze kennis in te zetten en -vooral- ons te blijven verplaatsen in de mensen om wie het gaat. Door hun problemen, twijfels en uitdagingen zo goed mogelijk te doorgronden. 

Binnen Dienst Toeslagen heeft de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen een specifieke, tijdelijke opdracht: gedupeerde ouders erkenning bieden en ruimhartig herstellen voor het onrecht
dat hen is aangedaan rondom kinderopvangtoeslag.

Met elkaar en met de buitenwereld bouwen we aan Dienst Toeslagen. De motivatie om te leren van gemaakte fouten is in de hele organisatie voelbaar. Iedere dag opnieuw proberen we Dienst Toeslagen nog beter te laten aansluiten bij wat de samenleving vraagt. Zodat iedereen in Nederland, wie je ook bent en wat je persoonlijke situatie ook is, kan meedoen.

Wij maken meedoen mogelijk. 
Kom jij ons daarbij helpen?

Bijzonderheden

Het betreft een gerede kandidaat procedure. 

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op 1 juli vinden de gesprekken plaats.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

***Dienst Toeslagen zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst.