Secretaris Strategisch Portfoliomanagement

Intro

Van het onderhouden van contacten tussen de directies van het Landelijke Kantoor Douane, registreren van plannen, onderhouden van administraties en planningen tot het mede opstellen van adviezen aan de directies en het MT Douane. Als portfolio-secretaris in Rotterdam en Apeldoorn ben jij de spil van het strategisch portfoliomanagement binnen de Douane. Een afwisselende functie, waarin je een belangrijke rol speelt in een strategisch afwegingsproces waarin je meehelpt het MT Douane en de directies van het Landelijk Kantoor tijdig en juist te adviseren over lopende en nieuwe wetgevings-, continuïteits- en vernieuwingsinitiatieven.

Dit doe je bij de...

Je vervult binnen de directie Strategie, Beleid en Internationaal de rol van secretaris voor- en met een team van collega’s in het douanebrede strategisch portfolioproces van analyse, weging, prioriteren, administreren en rapporteren van veranderinitiatieven. Het doel? De Douane helpen om veranderingen in een goede balans tussen wetgeving, strategie en continuïteit uit te voeren.  Jij bent betrokken bij verschillende fases van het portfolioproces. Zo participeer je met collega’s uit je team in de jaarlijkse en kwartaalplanvorming van de Douane om de strategische keuzes voor het douanebrede portfolio voor te bereiden. Hiervoor signaleer je ontbrekende informatie, zet je informatievragen uit bij collega’s en zorg je voor de optimale verwerking van informatie. Als secretaris S-PFM draag je binnen het team de verantwoordelijkheid over intakes, rapportages, onderhouden van de administraties voor priorcapaciteitsmanagement, informatieondersteuning voor onze omgeving, het IT en business portfolio, het bedrijfsleven, interne en externe communicatie. Daarnaast bewaak je de naleving van afspraken, termijnen en routing. Daarbij handel je proactief en wijs je anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden. 

Met een goede registratie van veranderinitiatieven en het verloop in het douanebrede portfolio ondersteun je de advisering vanuit het team aan het managementteam van de Douane. In dat kader beheer je, samen met collega’s een  online werkomgeving. Ook maak je samen met je collega’s heldere analyses die je verwerkt in periodieke rapportages. En ontwikkel je vraag gestuurde dashboards. Je dringt daarbij goed door tot de kern van de informatiebehoefte en speelt hierop in. In jouw rol ben je altijd op de hoogte van wat er speelt binnen de strategische ontwikkelingen binnen de douaneorganisatie, directieteams, ken je de gevoeligheden en handel je daarnaar. 
 

Een bijzondere baan, omdat...

• Je een regisserende, dienstverlenende en ondersteunende functie bekleedt; de collega’s in het strategische portfolioproces vertrouwen op jouw inzichten en organisatie skills, je bent dan ook van onmisbare waarde.
• Je alle ruimte krijgt zelfstandig te werken, verantwoordelijkheid te dragen en mee te denken over de doorontwikkeling van jouw eigen functie.  
• Je een specifieke, medevormende bijdrage levert aan de realisatie van de strategische doelen van de Douane.
   

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Een bijzondere baan omdat je bijdraagt aan strategische sturing op wetgeving en strategische veranderingen binnen een centraal portfolioproces en de professionele realisatie van projecten en programma’s uit dit portfolio voor de hele Douane. Zo geef je, samen met collega’s uit diverse disciplines en directies, vorm aan strategische prioriteiten.” 

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt WO werk- en -denkniveau.
• Je hebt bij voorkeur ruime ervaring als secretaris of vergelijkbare functie voor directieleden of management van directies of afdelingen.
• Je hebt sterk ontwikkelde organisatie sensitieve vaardigheden, zowel in je handelen, mondelinge en schriftelijk uitingen.
• Je plant en organiseert alle werkzaamheden goed en kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden. 
• Je hebt bij voorkeur kennis van en/of ervaring met de combinatie van strategieontwikkeling, wetgevingsprocessen en portfoliomanagement binnen grotere uitvoeringsorganisaties.

Jouw competenties

De afdeling

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

De organisatie

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol.

De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland.

Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

• Het betreft een functie voor 32-26 uur.
• Plaats van tewerkstelling Rotterdam laan op Zuid
• Voor bepaalde functies zal er een VOG-P worden aangevraagd, afhankelijk van de situatie.

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee. Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
Daarna wordt op 24-02-2025 beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
Op 10-03-2025 vinden de selectiegesprekken plaats op Laan op Zuid 45 te Rotterdam. 

Mocht je interesse hebben in deze functie en aanvullende informatie willen dan is het altijd mogelijk om even te bellen met de vacaturehouder.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv. De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.  Indien nodig volgt een tweede gesprek als onderdeel van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. Een tweede gesprek kan onderdeel uitmaken van het selectieproces.

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.
Voor bepaalde functies zal er een VOG-P worden aangevraagd, afhankelijk van de situatie.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.