Medewerker Evenementen

Intro

Ben jij goed in plannen en organiseren? Als medewerker beurzen en evenementen (hierna: de functionaris) ben jij verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van de deelname van de Douane aan grootschalige evenementen, zoals bijvoorbeeld de Wereldhavendagen in Rotterdam. Ook ben je verantwoordelijk voor de organisatie van een aantal interne evenementen, zoals de ceremonie voor de uitreiking van de Certificates of Merit en de Jubilarissendag. Je zorgt ervoor dat er tijdig passende relatiegeschenken worden ingekocht en beheert de relatiegeschenken en pensioenbeelden.

Dit doe je bij de...

Vanuit jouw rol stem je met de betrokken communicatieadviseur af wat de bedoeling en inzet is van de deelname aan evenementen. Je maakt zelfstandig de vertaalslag naar een concrete uitvoering van de deelname van de Douane aan evenementen. Je zorgt dat de plannen en de uitvoering hiermee in lijn zijn en checkt of jouw voorstellen en ideeën op haalbaarheid.
Je denkt mee over het evenementenbeleid van de Douane, dit ook in het licht van veranderingen in wensen en budget. Ook ben je in staat de deelname aan evenementen te analyseren en te onderbouwen in welke mate het gelukt is de gestelde doelen te bereiken. 
Bij de evenementen draag jij zorg voor het gehele logistieke proces van de organisatie van het evenement, denk hierbij aan inzet van mensen, middelen en locatie. Hiervoor maak je een planning en stemt deze af met de communicatieadviseur, de locatiemanager, inkoop, standbouwers en  relevante onderdelen van de Douane. Tijdens het evenement heb je een coördinerende rol, je controleert of alles volgens afspraken verloopt, zorgt voor het goed verloop van de opbouw- en afbouw, monitort tijdens het evenement de voortgang en acteert op onverwachte omstandigheden waarbij creatieve oplossingen worden verwacht als het anders loopt dan gedacht. Tot slot heb je de verantwoordelijkheid om het budget te monitoren. 
Daarnaast zorg je voor het bestellen en beheren van pensioenbeelden en relatiegeschenken voor de gehele organisatie. Je inventariseert de aanwezige geschenken en coördineert de interne bestelmogelijkheden. Hierbij zorg je ervoor dat de relatiegeschenken en pensioenbeelden vlot en tijdig uitgeleverd kunnen worden aan de organisatie. Hiervoor stemt je af met de afdeling internationaal, het secretariaat van de directeur-generaal, de communicatieadviseur Corporate communicatie en de huisstijl coördinator. 

Een bijzondere baan, omdat...

• Je in een organisatie werkt die volop in beweging is.
• Je werkt met en voor heel diverse interne doelgroepen, van bestuurder tot medewerkers in de operatie.
• Je kan meedenken over de evenementen die we organiseren en waar we aan deelnemen.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Het is erg leuk dat deze functie heel divers is. De werkzaamheden zijn afwisselend, de onderwerpen uiteenlopend en ik werk samen met veel collega’s uit de organisatie. En die collega’s zijn bevlogen, trots en gepassioneerd over het Douane vak. Dat enthousiasme is erg aanstekelijk."  Sylvia communicatieadviseur.

Wanneer past deze baan bij je?

Je bent in het bezit van een Hbo-diploma of je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau door relevante werkervaring.

Je hebt ervaring in de richting van facility management of communicatie.

Je hebt ervaring met de organisatie van evenementen.

Je hebt ervaring met het maken van projectplannen en het uitvoeren van projecten.

Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend in woord en schrift.

Je bent in het bezit van een rijbewijs (Dit om spullen van en naar de eventlocaties te kunnen vervoeren).

Jouw competenties

De afdeling

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

Team Media en Werkbezoeken
Als medewerker beurzen en evenementen maak je deel uit van het team media en werkbezoeken (7fte). In dit team zitten ook de coördinator werkbezoeken, de omgevingsanalisten, de persvoorlichter en woordvoerders. 

Bureau Communicatie
Bureau Communicatie bestaat uit drie teams: Communicatie Advies, Content & Kanalen en Media & werkbezoeken.

Bureau Communicatie verzorgt de interne en externe communicatie voor en over de Douane. Intern houden we collega's op de hoogte van wat er landelijk speelt. Extern verzorgen we de mediawoordvoering en ontwikkelen we publiekscampagnes. Daarnaast informeren we stakeholders over relevante ontwikkelen binnen en buiten de Douane. Daarbij hebben we oog voor de reputatie van de Douane en passen we onze aanpak aan waar nodig.
We zijn een strategische gesprekspartner voor de managementteams van de verschillende onderdelen van de Douane. Ook bieden we tactische en operationele ondersteuning aan programma- en projectleiders. Zoals het ontwikkelen van allerlei communicatiemiddelen. 

De organisatie

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
• Op donderdag 16 april 2026 vinden de selectiegesprekken plaats. 
• Voor meer informatie m.b.t. de vacature neem contact op met Hendrieneke Bolhaar, Hoofd Communicatie Douane op telefoonnummer 06 - 53 663 621.
• Voor meer informatie m.b.t. de sollicitatieprocedure neem contact op met Mine Bodur, Adviseur Werving en Selectie op telefoonnummer 06-46870185.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Je werkt hybride vanuit kantoor Rotterdam (Laan op Zuid). Je bent ongeveer de helft van jouw werktijd aanwezig op kantoor. Donderdag is de vaste kantoordag. Uiteraard ben je wanneer er een event is op die locatie aanwezig en zorg je dat je locatie ook in de planningsfase al bezoekt. Het werk kan ook van je vragen dat je een keer vroeg, laat of in het weekend werkt.

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.