Managementondersteuner

Intro

Werken op één van de mainports van Douane Nederland. Die kans krijg je niet vaak.

Neem jij graag initiatief, ben je energiek en flexibel? Werk je graag samen in een team en ben je nauwkeurig in de uitoefening van je taken? Denk je telkens enkele stappen vooruit en vind je het prettig om jouw teamleiders te ontzorgen? En doet niemand tevergeefs een beroep op je? Dan zoeken we jou!

Dit doe je bij de...

Het secretariaat van Douane Schiphol Passagiers (DSP) bestaat vier collega’s die nauw met elkaar samenwerken. Twee managementassistentes ondersteunen primair de directeur en plaatsvervangend directeur en twee managementondersteuners voeren secretariële werkzaamheden uit voor de operationele en tactische leidinggevenden.

In jouw rol voer je uiteenlopende administratieve, secretariële en organisatorische taken uit en ben je samen met een collega de spin in het web als het gaat om het ondersteunen van onze teamleiders. Jouw werkzaamheden zijn gevarieerd en kunnen betrekking hebben op het plannen van diverse afspraken en overleggen, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het bewaken van de planning en voortgang van actiepunten. Daarnaast ben jij hét aanspreekpunt voor het regelen van diverse facilitaire zaken, zoals het bestellen van catering en bloemen, het boeken van zalen en hotels, en het organiseren van jubilea en afscheid van onze medewerkers. Ook speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van de organisatie van onze managementconferenties. Je weet wat nodig is voor de uitvoering van je taken en daar speel je slim en proactief op in. Natuurlijk ga je altijd integer om met de informatie die tot je komt.

Kortom: een veelzijdige en dynamische functie waarin je jouw organisatorische talenten volledig kunt benutten. 

Een bijzondere baan, omdat...

• iedere dag anders is en je de mogelijkheden krijgt om afwisselende taken op te pakken.
• je onderdeel bent van een energiek en gezellig team, waarin samenwerking belangrijk is en we voor elkaar klaar staan.
• je volop de kans krijgt jezelf te ontwikkelen op persoonlijk en professioneel gebied.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Als managementassistente van Douane Schiphol Passagiers heb ik een leuke en veelzijdige baan. Het geeft veel plezier om dagelijks zorgvuldig en proactief allerlei zaken voor het kantoor in goede banen te leiden!” – Daniëlle, managementassistente.

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt minimaal een mbo 3-diploma in de richting van secretariële dienstverlening.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende, secretariële functie.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
• Je hebt ervaring met het notuleren van vergaderingen.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met Microsoft Office, iBabs, Lotus Notes, SAP en Connect People.

Jouw competenties

De afdeling

Douane Schiphol Passagiers (DSP) is een onderdeel van Douane Nederland en is gevestigd op de internationale luchthaven Schiphol. DSP is een handhavende, klantgerichte en dienstverlenende organisatie met activiteiten die direct van invloed zijn op onze samenleving. De medewerkers van DSP houden toezicht op het grensoverschrijdend goederenverkeer (in-, uit- en doorvoer) van reizigers, bemanningsleden en personeel op de luchthaven. Het secretariaat maakt onderdeel uit van het Team Regie op Relaties. Dit team bestaat uit 12 enthousiaste collega’s met verschillende rollen en taken. Samen zorgen we ervoor dat Douane Schiphol Passagiers optimaal kan functioneren in deze dynamische en internationale omgeving!

De organisatie

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• De brief en cv selectie vindt plaats op 10 september.
• De selectiegesprekken vinden plaats op 15 en 17 september.

Let op: bij een overweldigend aantal reacties kunnen we de vacature eerder sluiten!

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.