Managementondersteuner

Intro

Zit jij vol energie, word je er gelukkig van om flexibel ingezet te worden en stroomt de dienstverlening door jouw aderen? Dan zit je bij ons helemaal op je plek. Samen met jouw collega’s ben je als Managementondersteuner verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het directieteam van Douane Rotterdam Haven en verricht je ondersteunende werkzaamheden voor ons programma Samen Werken in Haven. 

Douane Rotterdam Haven (DRH) is één van de regiokantoren van Douane Nederland. DRH kenmerkt zich door een groot ambtsgebied waarin de ruim 850 medewerkers verdeeld over verschillende teams hun werkzaamheden uitvoeren. Rotterdam Haven kent de primaire processen klantmanagement, fysiek toezicht (o.a. Scan & detectie, OSODT, LVT, duikteam, HARC/TBB, onbewapend) en werkzaamheden omtrent het proces aangiftebehandeling (Centraal Werkpunt, Veterinair en Binnenbrengen/Uitgaan). Daarnaast zijn er het Bureau Bestuursondersteuning i.o., het Centraal Roosterbureau, het Dutch Customs Practical Training Centre en het Technisch team i.o. om de primaire processen te ondersteunen. Het kantoor wordt geleid door een directeur en een plaatsvervangend directeur. Rotterdam Haven is opgedeeld in 5 units en heeft zes werklocaties.

DRH is als organisatie volop in ontwikkeling. Binnen DRH werken we volgens onze kernwaarden: wendbaar, integer en veilig. Integriteit is voor ons een belangrijk thema in alles wat we doen. Daarnaast stimuleren we vanuit het programma Samen Werken in Haven (SWiH) samenwerken, persoonlijk leiderschap, vakmanschap en werken in een lerende organisatie. Dat biedt jou de kans om jezelf te blijven ontwikkelen en een actieve bijdrage te leveren aan de organisatie. Natuurlijk werken wij als regio mee aan de prestaties van Douane Nederland in zijn geheel.

Je maakt samen met twee andere Managementondersteuners onderdeel uit van het Team Bureau Bestuursondersteuning van Douane Rotterdam Haven.

Dit doe je bij de...

Het werk van een Managementondersteuner is veelzijdig. Het doel van de functie is het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte volledige administratieve ondersteuning van het directieteam. Het beheren van hun complexe en volle agenda’s om afspraken met externen in te plannen is één van de uitdagingen waar je voor staat. De verschillende werkzaamheden worden uitgevoerd met verschillende (digitale) systemen en programma’s zoals Lotus Notes, iBabs, Connect People, SAP, Word en Excel. 

Daarnaast verricht je coördinerende uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden voor de projecten en trajecten van het programma Samen Werken in Haven.

Het is een functie waarbij het noodzakelijk is dat je uitstekend kunt plannen, snel kunt schakelen en daardoor zorgt dat de voortgang erin blijft. Je werkt gestructureerd, bent stressbestendig en kunt vanuit een open houding zakelijk goed samenwerken. Prioriteiten stellen en creatief zijn in het vinden van oplossingen helpen jou daarbij. Verwacht wordt dat je de verantwoordelijkheid pakt om daar waar mogelijk verbeteringen aan te geven om processen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Doordat jij al deze eigenschappen beheerst, is het organiseren van een evenement voor jou een fluitje van een cent.

Een bijzondere baan, omdat...

• Je beheert en bewaakt (complexe) agenda's en de e-mail van het directieteam, maakt en plant afspraken, ook voor de langere termijn en signaleert eventuele knelpunten vroegtijdig;
• Je bent effectief in het organiseren van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten voor het management, meldt bezoekers aan en je regelt de locaties en catering en ondersteunt bij de organisatie van interne evenementen zoals conferenties;
• Je zorgt voor een tijdige en klantvriendelijke afhandeling van telefoontjes, email en post en je jaagt uitgezette actiepunten na;
• Je verzamelt vergaderstukken, maakt zo nodig een dossier aan en zet deze stukken in Connect People en iBabs.
• Je notuleert bij vergaderingen.
• Je plant conferenties, denkt mee en ondersteunt bij de regiodagen en houdt de jaarkalender actueel

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt, bij voorkeur, een MBO3-opleiding in een relevante richting;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands;
• Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding;
• Je kunt goed luisteren, samenvatten en doorvragen;
• Je bent flexibel inzetbaar, kunt goed samenwerken en proactief optreden.
• Je bent in staat om in een dynamische omgeving snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen;
• Je bent betrouwbaar en integer en weet hoe je om moet gaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie;
• Je beschikt over of bent bereid je op te leiden in een goede beheersing van Lotus Notes, Connect People, iBabs, SAP, Word en Excel.

Jouw competenties

De afdeling

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

De organisatie

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• 28 juli wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op 30 juli vinden de selectiegesprekken plaats. 
• Er is een gerede kandidaat aanwezig.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Voor inhoudelijke informatie kun je bellen met: Nicolette ten Hof-Oskam Teamleider Bureau Bestuursondersteuning, tel. 06-18 60 24 88

Voor informatie over de procedure kun je bellen met Kars Willemstein Adviseur Werving en Selectie 06 27 59 08 87

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.

***Wij bieden je een inwerkprogramma aan en afhankelijk van je opleiding en werkervaring een opleiding en/of training. Gedurende deze periode is het niet mogelijk om in deeltijd te werken. Als je deze periode hebt afgerond en bij goed functioneren in de praktijk, krijg je een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Als je de opleiding niet succesvol afrondt, wordt jouw arbeidsovereenkomst tussentijds beëindigd of niet verlengd. Voor de medewerker van de Belastingdienst geldt dan dat die wordt teruggeplaatst naar zijn oorspronkelijke organisatieonderdeel en wordt belast met werkzaamheden die gelijk of gelijksoortig zijn aan die van de oorspronkelijke functie.