Managementondersteuner

Intro

Ontzorgen, initiatief nemen, nauwkeurig werken en overzicht behouden bij veranderingen. Dat zijn dé kenmerken van deze baan als managementondersteuner bij het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening in Utrecht. Jij draagt je steentje bij aan de verdere versterking van de dienstverlening van het secretariaat.

Dit doe je bij de...

Je beheert de agenda van teammanagers, handelt telefoontjes, mails en post af, organiseert overleggen en verzamelt en ordent vergaderstukken. Ook regel je voor hen onder andere bestellingen, hotelovernachtingen, catering, jubilea en afscheidsrecepties via SAP/SRM Besteller. Voor het reserveren van vergaderzalen en parkeerplaatsen en het registreren van bezoekers gebruik je het Facilitair Portaal.
 
Daarnaast ben je de vraagbaak voor zowel de teammanager als de teamleden. Je biedt uit jezelf hulp aan als je ziet dat medewerkers dit kunnen gebruiken, stelt prioriteiten, bewaakt de voortgang en vindt creatieve oplossingen. Kortom: mailen, bellen, printen – jij regelt het! Zo ontpop jij je al snel tot een onmisbare collega!

Een bijzondere baan, omdat...

• je in een dynamische omgeving werkt waar snel geschakeld wordt en jouw zelfstandige, gestructureerde en probleemoplossende aanpak goed van pas komt.
• je samenwerkt met mensen die met elkaar meedenken en oog hebben voor de klant.
• het steeds weer een verrassing is hoe je werkdag verloopt en je steeds uitgedaagd wordt om in te spelen op onvoorziene ontwikkelingen.
• je de kans krijgt om veel nieuwe dingen te leren.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Mijn doel als ondersteuner is de teammanagers en teamleden zoveel mogelijk te ontzorgen. Geen dag is daardoor hetzelfde, en dat maakt mijn werk afwisselend, uitdagend, veelzijdig, en vooral leuk." Jeanine, managementondersteuner

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt mbo-3 werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met management ondersteunende werkzaamheden.
• Je hebt ervaring met standaard kantoorapplicaties en automatiseringssystemen en maakt je nieuwe software gemakkelijk eigen.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Je kunt integer omgaan met vertrouwelijke personele en bedrijfsmatige informatie die je tijdens je werk onder ogen krijgt.

Jouw competenties

De afdeling

Het regelen van werkplekken, beveiliging, catering, evenementen, inkoop, de digitalisering en archivering van documenten – wat doet het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (CFD) eigenlijk niet? Kort gezegd levert het CFD producten en diensten op het gebied van facilitaire dienstverlening, huisvesting, inkoop en informatiehuishouding.

Omdat we zoveel verschillende diensten leveren, zijn de mensen en leveranciers met wie je werkt continu verschillend. Dit maakt het werk ontzettend afwisselend en dynamisch. De mensen die binnen het CFD werken, zijn van nature gastvrije dienstverleners. Dit beleef je als medewerker dagelijks door de informele en prettige werksfeer. En het bijzondere is: we werken niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor verschillende andere organisaties binnen de Rijksoverheid.

De organisatie

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 25.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap. Lees meer over de Belastingdienst op: https://over-ons.belastingdienst.nl

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op 4 augustus vinden de selectiegesprekken plaats. 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Belastingdienst zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees meer over werken met een arbeidsbeperking.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst.