Managementondersteuner

Intro

Uitdaging en afwisseling. Dat zijn dé kenmerken van deze baan als managementondersteuner in Utrecht. Hierbij zoeken wij in eerste instantie versterking in de teams Administratie, Beheer en Rapportages (AB&R) en Business Control Interne Beheersing en Risicomanagement (BI&R), maar na verloop van tijd zal je worden ingezet in een ander team.

Dit doe je bij de...

Als het visitekaartje van onze afdeling ben je het aanspreekpunt voor zowel collega’s binnen als buiten de Belastingdienst. Samen met jouw collega's zorg je dat het management optimaal zijn werk kan doen. Je plant afspraken en ondersteunt de manager bij diens dagelijkse werkzaamheden door proactief werk uit handen te nemen. Daarbij heb je de flexibiliteit om snel te kunnen schakelen wanneer andere werkzaamheden meer prioriteit hebben. Verder beheer en controleer je de informatiestroom en breng je structuur aan. Je handelt daarbij secuur en zelfstandig. En vanzelfsprekend ga je integer om met de informatie die je onder ogen krijgt. 
Naast secretariële taken als agendabeheer, telefoon en mail ben je medeverantwoordelijk voor het bewaken van de follow-up van gemaakte afspraken. Vanzelfsprekend pak je alle verdere voorkomende taken op. Je bent een ontzorger in 'hart en nieren' waarbij je in staat bent goed om te gaan met de hectiek van alle dag, want geen dag is hetzelfde. Je helpt ook met het plannen, organiseren en voorbereiden van overleggen, evenementen en bijeenkomsten. Je maakt nieuwe automatiseringssystemen snel eigen en kunt anderen daarbij helpen en ondersteunen. Jij hebt oog voor wat er speelt binnen de organisatie, je kunt snel schakelen en je bent proactief en oplossingsgericht. 

Een bijzondere baan, omdat...

•    je een belangrijke schakel bent in onze dagelijkse organisatie.
•    je veel zelfstandig werkt en je eigen werk kunt managen.
•    je een afwisselend takenpakket krijgt. Jouw werkdagen vliegen voorbij!
•    je steunpilaar en vraagbaak bent voor de teamleiders.
•    je jouw talenten plannen en organiseren naar hartenlust kunt inzetten.
 

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Als managementondersteuner zorg ik er voor dat alles op de achtergrond soepel verloopt, zodat het team zich volledig kan richten op de strategische doelen.” Özge, managementondersteuner team AB&R/BI&R

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt mbo 3 werk- en denkniveau.
• Je hebt affiniteit met secretarieel werk en enige werkervaring in dit vakgebied.
• Je beheerst de Microsoft Office applicaties (Word, Excel en Powerpoint) uitstekend.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
• Je krijgt energie van veel afwisseling in je werk.

Jouw competenties

De afdeling

Het regelen van werkplekken, beveiliging, catering, evenementen, inkoop, de digitalisering en archivering van documenten – wat doet het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (CFD) eigenlijk niet? Kort gezegd levert het CFD producten en diensten op het gebied van facilitaire dienstverlening, huisvesting, inkoop en informatiehuishouding.

Omdat we zoveel verschillende diensten leveren, zijn de mensen en leveranciers met wie je werkt continu verschillend. Dit maakt het werk ontzettend afwisselend en dynamisch. De mensen die binnen het CFD werken, zijn van nature gastvrije dienstverleners. Dit beleef je als medewerker dagelijks door de informele en prettige werksfeer. En het bijzondere is: we werken niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor verschillende andere organisaties binnen de Rijksoverheid.

De organisatie

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 25.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap. Lees meer over de Belastingdienst op: https://over-ons.belastingdienst.nl

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op 9 mei vinden de selectiegesprekken plaats in Utrecht. 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Belastingdienst zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden.