Managementondersteuner

Intro

De Belastingdienst is in beweging. Dat heeft ook invloed op de werkzaamheden binnen Klantinteractie en -services. Ga jij ons helpen om ervoor te zorgen dat het management ook in een dynamische omgeving goed wordt ondersteund?

Als managementondersteuner denk je vooruit, houd je overzicht en zorg je ervoor dat zaken tijdig en zorgvuldig geregeld zijn. Je ondersteunt meerdere afdelingshoofden en teamleiders en weet daarbij goed onderscheid te maken tussen wat belangrijk is, wat urgent is en wat kan wachten. Dat vraagt om organisatietalent, initiatief, zorgvuldigheid en inzicht in wat er binnen de organisatie speelt. Een afwisselende functie die je voornamelijk vanuit onze vestiging in Eindhoven uitvoert.

Dit doe je bij de...

Als managementondersteuner ben je een belangrijke spil binnen de vestiging Eindhoven van de directie Klantinteractie en -services. Je ondersteunt meerdere afdelingshoofden en teamleiders en bent voor veel collega's een eerste aanspreekpunt. Je beheert verschillende, soms complexe agenda's en organiseert afspraken en bijeenkomsten waarbij meerdere interne en externe betrokkenen een rol spelen. Je signaleert knelpunten in de planning, stelt prioriteiten en denkt actief mee over passende oplossingen. Daarbij begrijp je dat belangen en urgenties kunnen verschillen en weet je wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.Je houdt mailboxen bij en beoordeelt binnenkomende verzoeken en informatie op belang en urgentie. Je verzamelt waar nodig aanvullende informatie en zorgt dat acties bij de juiste personen terechtkomen.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het bewaken van de voortgang. Je houdt afspraken, acties en deadlines in het oog, rappelleert wanneer dat nodig is en zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig beschikken over de juiste informatie. Je ondersteunt daarnaast verschillende overleggen. Je helpt bij de voorbereiding, verzamelt en ordent benodigde informatie, notuleert waar nodig en legt afspraken en conclusies helder vast. Na afloop bewaak je de opvolging van gemaakte afspraken.Ook bij het plannen en organiseren van opleidingen, vergaderingen en andere bijeenkomsten speel je een belangrijke rol. Je regelt daarbij de benodigde ruimtes, locaties en faciliteiten en zorgt ervoor dat de praktische organisatie klopt.

Je werkt met verschillende digitale systemen en applicaties, waaronder Outlook, Teams, SharePoint en andere binnen de Belastingdienst gebruikte systemen. Je weet informatie snel te vinden, ordent administratieve gegevens en maakt je nieuwe applicaties gemakkelijk eigen.Geen werkdag is hetzelfde. Tussen je geplande werkzaamheden door kunnen onverwachte of urgente zaken ontstaan. Jij kunt dan snel schakelen zonder het overzicht te verliezen. Je wacht daarbij niet altijd op een opdracht, maar neemt initiatief wanneer je ziet dat iets geregeld of opgevolgd moet worden.

Je krijgt in deze functie toegang tot informatie die vertrouwelijk of personeelsgevoelig kan zijn. Zorgvuldigheid, discretie en integriteit zijn daarom vanzelfsprekend. Naast je reguliere werkzaamheden ben je een organisatorische en logistieke vraagbaak binnen de vestiging. Van het organiseren van een bijeenkomst en het vinden van de juiste informatie tot het regelen van praktische zaken: jij zorgt ervoor dat het geregeld wordt.

Een bijzondere baan, omdat...

• Je meerdere afdelingshoofden en teamleiders ondersteunt en daarmee een belangrijke bijdrage levert aan het goed functioneren van het management.
• Je veel verschillende werkzaamheden combineert en voortdurend schakelt tussen planning, organisatie, administratie en onverwachte vragen.
• Je ruimte krijgt om initiatief te nemen, vooruit te denken en vanuit jouw vakmanschap oplossingen aan te dragen.
• Je werkt in een grote en dynamische organisatie waarin inzicht in organisatorische verhoudingen belangrijk is.
• Je een belangrijke rol hebt in het bewaken van afspraken, acties en deadlines.
• Je aan de slag gaat binnen een organisatie met grote maatschappelijke impact.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Als managementondersteuner zorg ik ervoor dat de dagen van het managementteam soepel verlopen. Ik houd overzicht, denk vooruit en regel heel uiteenlopende zaken: van afspraken en bijeenkomsten tot autorisaties en praktische vragen. Juist die combinatie van organiseren, schakelen en initiatief nemen maakt mijn werk afwisselend én uitdagend." Djoeke, managementondersteuner Klantinteractie en -services bij de Belastingdienst.

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in een secretariële of managementondersteunende functie waarin je een directie- of managementteam hebt ondersteund.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere leidinggevenden en met het beheren van verschillende, soms complexe agenda's.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het bewaken van acties, afspraken en deadlines en met het actief rappelleren wanneer dat nodig is.
• Je hebt ervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en met het vastleggen en bewaken van de gemaakte afspraken.
• Je beschikt over goede digitale vaardigheden en kunt goed werken met Microsoft Office, Outlook, Teams en SharePoint. Ervaring met SAP/P-Direkt is een pré.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Jouw competenties

De afdeling

De Directie Klantinteractie & -services (KI&S) is namens de andere directies in het primair proces verantwoordelijk voor de massale interactie met burgers en bedrijven en voor de vernieuwingen van deze massale interactie en stuurt daarbij op het voorkomen van onnodige interactie. Wanneer interactie waarde toevoegt, zorgt KI&S voor heldere informatie en een persoonlijke benadering zodat burgers en bedrijven zelf hun zaken met de Belastingdienst kunnen regelen via de digitale voorzieningen zoals de portalen en de website. En hebben belastingplichtigen of toeslaggerechtigden alsnog een vraag, dan worden ze in één contact goed geholpen. Én KI&S verzamelt en analyseert klant- en kanaalkennis.

De organisatie

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 28.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap. Lees meer over de Belastingdienst op: https://over-ons.belastingdienst.nl

Bijzonderheden

Deze vacature is interdepartementaal opengesteld en bedoeld voor medewerkers van de Rijksoverheid met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd. In deze fase worden ter beschikking gestelde arbeidskrachten (TBA’s), zoals uitzendkrachten beschouwd als interne medewerkers.

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Selectieprocedure:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor de functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Belastingdienst zet zich in voor de banenafspraak: meer banen voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij hieronder? Dan ondersteunen we je om optimaal te functioneren. Samen met jou, je leidinggevende en een jobcoach kijken we naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken(zoekmachines), en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment.

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Elke salarisschaal kent 11 salarisnummers met bijbehorende maandbedragen; deze staan vermeld in de salaristabel op de website CAO Rijk. De inschaling vindt plaats op basis van relevante kennis en het aantal relevante werkervaringsjaren passend bij de uit te voeren werkzaamheden in de nieuwe functie.
Als voorbeeld: met 3 jaar relevante werkervaring word je ingeschaald in nummer 3 van de betreffende salarisschaal.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst.