Managementondersteuner

Intro

Ben jij een ervaren managementondersteuner die graag overzicht creëert, vooruitdenkt en zelfstandig zaken oppakt? Voor de nieuwe afdeling IBS-FIOD zoeken we een managementondersteuner die het afdelingshoofd en een teamleider ondersteunt en ervoor zorgt dat zij zich kunnen richten op de zaken waar hun aandacht het hardst nodig is. Je komt terecht in een dynamische omgeving waarin veel gebeurt en niet alles vooraf vastligt. Juist daar weet jij rust en structuur aan te brengen.

Dit doe je bij de...

Als managementondersteuner ondersteun je het afdelingshoofd en een teamleider van IBS-FIOD. Je bent een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert en bewaakt complexe agenda's en stelt daarbij zelfstandig prioriteiten. Je houdt zicht op e-mail, acties, afspraken en stukken en zorgt dat deze op de juiste plek terechtkomen. Je bereidt overleggen en bijeenkomsten voor, notuleert waar nodig en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Maar je doet meer dan organiseren en administreren. Je leert de omgeving en de mensen kennen, legt verbanden en voelt goed aan wat op dat moment belangrijk is. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en komt waar mogelijk zelf in actie. Je fungeert daarbij als buffer voor het afdelingshoofd: je bewaakt wat aandacht nodig heeft, stelt prioriteiten en handelt waar mogelijk vragen en e-mails zelfstandig af. Je weet wanneer je zelf kunt handelen én wanneer afstemming nodig is. Daarnaast ben je aanspreekpunt en vraagbaak voor interne en externe contacten en treed je waar nodig op als achtervang voor collega-managementondersteuners. We werken hybride. Dat betekent dat je een deel van je werkzaamheden vanuit huis kunt doen. Met elkaar spreken we af op welke momenten aanwezigheid op kantoor belangrijk is. 

Een bijzondere baan, omdat...

• je vanaf het begin betrokken bent bij de nieuwe afdeling IBS-FIOD en mee kunt groeien met de ontwikkeling van de afdeling;
• je veel ruimte krijgt om zelfstandig te werken en initiatief te nemen; 
• je dicht bij het management werkt en daardoor goed zicht hebt op wat er binnen de afdeling speelt; 
• jouw vermogen om overzicht, structuur en rust te creëren direct bijdraagt aan het functioneren van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling; 
• je onderdeel bent van een pool van managementondersteuners binnen IBS en daardoor ook kunt terugvallen op de kennis en ervaring van collega's. 

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Geen dag is hetzelfde. Juist door vooruit te denken en goed te weten wat er speelt, kun je als managementondersteuner echt het verschil maken."

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt minimaal mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur met een opleiding in een secretariële of managementondersteunende richting.
• Je hebt ervaring in een ondersteunende functie en bent in staat zelfstandig te werken in een dynamische omgeving.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en behoudt overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt.
• Je neemt initiatief, denkt vooruit en lost problemen of uitdagingen waar mogelijk zelfstandig op.
• Je weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, handelt discreet en communiceert gemakkelijk met mensen op verschillende niveaus in goed Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe applicaties snel eigen.

Jouw competenties

De afdeling

De directie Informatievoorziening is hét ICT-bedrijf van de Belastingdienst. Met ruim 3.000 collega’s zorgen we dat Nederland kan rekenen op betrouwbare informatievoorzieningen en ICT-systemen. Heel Nederland? Ja, onze ‘klanten’ zijn niet alleen Belastingdienstmedewerkers, maar ook 8.600 grote ondernemers, 2,2 miljoen mkb-ondernemers en 8,5 miljoen burgers. En wist je dat wij werken volgens een agile-mindset? Open, transparant en gericht op leren en kennis delen. Door de toepassing van een DevOps-werkwijze en ons aanbod van geautomatiseerde technieken kunnen de systemen van de Belastingdienst dagelijks miljoenen data en euro’s verwerken.

Bij ons werk je in een moderne tech-organisatie met ménsen als kloppend hart. Of je nu als engineer of in een andere rol bijdraagt aan effectieve ICT; jouw inzet doet ertoe. Net als jouw ontwikkeling, waarin wij graag investeren. En jouw ideeën, waar we graag naar luisteren. Ook is er volop ruimte om samen te innoveren met externe partijen. Niet alleen om te moderniseren, maar vooral om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen die passen bij de belevingswereld van burgers, bedrijven en collega’s.

De organisatie

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 28.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap. Lees meer over de Belastingdienst op: https://over-ons.belastingdienst.nl

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Selectieprocedure:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor de functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
• Daarna vinden de selectiegesprekken plaats.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Belastingdienst zet zich in voor de banenafspraak: meer banen voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij hieronder? Dan ondersteunen we je om optimaal te functioneren. Samen met jou, je leidinggevende en een jobcoach kijken we naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken(zoekmachines), en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment.

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Elke salarisschaal kent 11 salarisnummers met bijbehorende maandbedragen; deze staan vermeld in de salaristabel op de website CAO Rijk. De inschaling vindt plaats op basis van relevante kennis en het aantal relevante werkervaringsjaren passend bij de uit te voeren werkzaamheden in de nieuwe functie.
Als voorbeeld: met 3 jaar relevante werkervaring word je ingeschaald in nummer 3 van de betreffende salarisschaal.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst.