Managementassistent

Intro

Is deze vacature jouw uitdaging als managementassistent bij het programma Nieuwe financiering kinderopvang \van Dienst Toeslagen? Dankzij jouw ondersteuning kan het managementteam optimaal hun werk doen. Daarmee draag je bij aan het opzetten van een nieuw stelsel voor de Kinderopvang.

Dit doe je bij de...

In jouw rol van managementassistent ben jij vaak het eerste aanspreekpunt voor in- en externe partijen in een dynamische omgeving. Je bent ons visitekaartje én onze vraagbaak! Je verricht zelfstandig heel uiteenlopende, vooral uitvoerende en praktische werkzaamheden. Je houdt je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer van de programmadirecteur en enkele coördinatoren van het programma. Je verwerkt en archiveert e-mails en zorgt dat alles zo optimaal mogelijk ingepland is. Ook breng je structuur aan, pak je de regie en creëer je overzicht. Je neemt zelfstandig besluiten. Daarbij is ‘nee’ ook een goed antwoord. 
Naast de primaire ondersteuning van coördinatoren en programmadirecteur spring je desgevraagd bij in de administratieve, logistieke en/of organisatorische ondersteuning van het programma. Problemen die zich voordoen los je zo veel mogelijk op eigen initiatief zelf op.
Als managementassistent verricht je ook een aantal administratieve werkzaamheden zoals het maken van de vakantieplanning(en), inventarisaties voor huisvesting, autorisaties en andere facilitaire werkzaamheden. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en je zorgt ervoor dat dan alles is geregeld: van lunch tot parkeerplaats. Voor vergaderingen zorg je dat alle stukken in iBabs staan, zodat de programmadirecteur en coördinatoren voorbereid aan een vergadering kunnen beginnen.
Daarnaast wordt je uitgedaagd om buiten de kaders van de eigen kaders mee te denken  binnen het programma. Naast je primaire ondersteuning kun je desgevraagd worden om bij te springen voor andere werkzaamheden buiten de kaders van je eigen functie. Tevens denk je mee te denken hoe bepaalde bijeenkomsten georganiseerd moeten worden. Je hebt een frisse kijk op zaken en een positieve instelling en in de praktijk weet je zelden van tevoren hoe je werkdag eruit gaat zien. 

Een bijzondere baan, omdat...

•    het programma op een andere manier is ingericht dan reguliere programma’s binnen de overheid.
•    je op verschillende niveaus tussen verschillende werkzaamheden schakelt.
•    er meerdere ministeries en gemengde teams van SZW en Dienst Toeslagen (MinFin) werken binnen het programma 
•    je nauw samenwerkt met de collega managementassistente binnen Toeslagen evenals met je collega van SZW. 
•    je werkt met agenda’s in verschillende omgevingen van SZW, MInFin en Belastingdienst.
•    je hebt kennis van de systemen die binnen de Rijksoverheid worden gebruikt en moet daarbij in verschillende omgevingen agendabeheer toepassen wat de functie uitdagend maakt en je meerdere.
•    je hebt kennis van de systemen die binnen de Rijksoverheid worden gebruikt en moet daarbij in verschillende omgevingen agendabeheer toepassen wat de functie uitdagend maakt en je meerdere.
•    je ondersteuning biedt op samenhangende onderwerpen in een (zeer gevoelige) ambtelijke en politieke dynamische context waarbij jouw verantwoordelijkheidsgevoel heel waardevol is.
•    je in no time een breed in- en extern netwerk opbouwt waardoor je altijd de juiste persoon kunt benaderen om iets georganiseerd te krijgen.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Aan het begin van de werkdag weet je vaak nog niet met welke werkzaamheden je de dag gaat eindigen. Je schakelt dus veel en vlot tussen taken. Dat maakt je werk afwisselend en bruisend.” Kirsten, managementassistent Toeslagen.

Wanneer past deze baan bij je?

Je hebt een mbo werk- en denkniveau, met voorkeur in secretariële of administratieve richting.
Je hebt minimaal vijf of twee jaar relevante werkervaring als secretaresse of managementassistent.
Je beschikt over goede kennis van Microsoft Office, IBM Notes en iBabs.
Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Jouw competenties

De afdeling

De directie Strategie, Recht & Beleid speelt een cruciale rol binnen Dienst Toeslagen door bij te dragen aan de beleidsvorming en het parlementaire proces. Zoals de naam al aangeeft, omvat SR&B drie belangrijke onderdelen. Binnen Dienst Toeslagen richt deze directie zich op strategische planning, vaktechnische en juridische kwesties, en uitvoeringsvraagstukken. Hierbij ziet de directie toe op eenheid van beleid en uitvoering.

De organisatie

Dienst Toeslagen is een zelfstandige, publieke dienstverlener, onderdeel van het ministerie van Financiën. We maken vitale voorzieningen als de huur, de zorgverzekering en de zorg voor kinderen voor iedereen betaalbaar. Maar als je er goed over nadenkt, gaat ons werk over veel meer dan alleen het uitkeren van een maandelijks voorschot aan mensen die daar recht op hebben. Wij zorgen ervoor dat mensen mee kunnen doen in de maatschappij. Zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken of ze deze maand de huur, de kinderopvang of de zorgverzekering of de zorg voor hun kinderen nog kunnen betalen. Mensen helpen die ons hard nodig hebben, dat is waar we het voor doen. Door onze kennis in te zetten en -vooral- ons te blijven verplaatsen in de mensen om wie het gaat. Door hun problemen, twijfels en uitdagingen zo goed mogelijk te doorgronden. 

Binnen Dienst Toeslagen heeft de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen een specifieke, tijdelijke opdracht: gedupeerde ouders erkenning bieden en ruimhartig herstellen voor het onrecht
dat hen is aangedaan rondom kinderopvangtoeslag.

Met elkaar en met de buitenwereld bouwen we aan Dienst Toeslagen. De motivatie om te leren van gemaakte fouten is in de hele organisatie voelbaar. Iedere dag opnieuw proberen we Dienst Toeslagen nog beter te laten aansluiten bij wat de samenleving vraagt. Zodat iedereen in Nederland, wie je ook bent en wat je persoonlijke situatie ook is, kan meedoen.

Wij maken meedoen mogelijk. 
Kom jij ons daarbij helpen?

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. Als dat het geval is, vinden op 4 juni 2025 de selectiegesprekken plaats in Utrecht.
• De instroomdatum is 1 augustus 2025.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Dienst Toeslagen zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden.