Managementassistent

Intro

Als managementassistent voor Dienst Toeslagen in Utrecht ben jij het visitekaartje en hét aanspreekpunt voor ons management. In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat de agenda’s en mailboxen van meerdere managers altijd op rolletjes lopen. Je krijgt de vrijheid om hybride te werken – zowel thuis als op kantoor – zodat je de functie op een flexibele manier kunt invullen. Klaar om je talent voor organiseren in te zetten binnen een organisatie die écht het verschil maakt? Lees hieronder verder.

Dit doe je bij de...

Als managementassistent ben jij vaak het eerste aanspreekpunt voor interne- en externe partijen. Je voert zelfstandig uiteenlopende, (vooral praktische en uitvoerende) werkzaamheden uit. Zo beheer je de agenda’s van meerdere managers, prioriteer je binnenkomende e-mails en post en plan je afspraken waar regelmatig veel partijen bij betrokken zijn. Je weet: geen dag is hetzelfde. Je speelt soepel in op veranderingen in de agenda’s en zorgt dat alles zo efficiënt mogelijk is ingepland. Problemen los je – waar mogelijk op eigen initiatief op.

Daarnaast  houd je je bezig met een aantal administratieve taken,  zoals het opstellen van de vakantieplanning(en), inventarisaties voor huisvesting en het regelen van autorisaties. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en zorgt dat alles klopt: van lunch tot parkeerplaats. Ook notuleer je soms op verzoek. Tot slot voer je soms af en toe overstijgende taken uit en vervang je de managementassistent op hoger niveau.

Een bijzondere baan, omdat...

•    Je samen met je collega’s bijdraagt aan de missie het betaalbaar maken van vitale voorzieningen.
•    Je  bij Dienst Toeslagen werkt in een dynamische omgeving waar veel gebeurt.
•    Je instapt op het juiste moment: de komende jaren maakt toeslagen een sterke ontwikkeling door waarbij we de best mogelijke dienstverlening voor burgers willen realiseren.
•    Je hebt veel afwisseling: geen dag is hetzelfde.
•    Jouw frisse blik en positieve instelling worden niet alleen gewaardeerd, maar maken ook echt het verschil.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Ik maak het onmogelijke mogelijk. Oftewel, ik zoek altijd de oplossing of zorg daarvoor. Ik ben een organiserende duizendpoot die schakelt tussen de medewerker en de manager” Margreet

Wanneer past deze baan bij je?

•    Je hebt mbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
•    Je hebt minimaal twee jaar recente werkervaring als secretaresse, of managementassistent. Je hebt ervaring met agendabeheer, notuleren en het voorbereiden en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten. 
•    Je hebt ervaring met het schakelen tussen diverse computer systemen en kan dezer je snel eigen maken, denk hierbij aan bijvoorbeeld Microsoft Office, SAP en HCL Notes.
•    Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.

Jouw competenties

De afdeling

Dienst Toeslagen bestaat uit zeven directies, waarvan directie Toeslagen de grootste is. Deze directie is verantwoordelijk voor het juist, tijdig en rechtmatig toekennen van toeslagen en maakt het burgers zo eenvoudig mogelijk om toeslagen aan te vragen en te wijzigen.

De organisatie

Dienst Toeslagen is een zelfstandige, publieke dienstverlener, onderdeel van het ministerie van Financiën. We maken vitale voorzieningen als de huur, de zorgverzekering en de zorg voor kinderen voor iedereen betaalbaar. Maar als je er goed over nadenkt, gaat ons werk over veel meer dan alleen het uitkeren van een maandelijks voorschot aan mensen die daar recht op hebben. Wij zorgen ervoor dat mensen mee kunnen doen in de maatschappij. Zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken of ze deze maand de huur, de kinderopvang of de zorgverzekering of de zorg voor hun kinderen nog kunnen betalen. Mensen helpen die ons hard nodig hebben, dat is waar we het voor doen. Door onze kennis in te zetten en -vooral- ons te blijven verplaatsen in de mensen om wie het gaat. Door hun problemen, twijfels en uitdagingen zo goed mogelijk te doorgronden. 

Binnen Dienst Toeslagen heeft de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen een specifieke, tijdelijke opdracht: gedupeerde ouders erkenning bieden en ruimhartig herstellen voor het onrecht
dat hen is aangedaan rondom kinderopvangtoeslag.

Met elkaar en met de buitenwereld bouwen we aan Dienst Toeslagen. De motivatie om te leren van gemaakte fouten is in de hele organisatie voelbaar. Iedere dag opnieuw proberen we Dienst Toeslagen nog beter te laten aansluiten bij wat de samenleving vraagt. Zodat iedereen in Nederland, wie je ook bent en wat je persoonlijke situatie ook is, kan meedoen.

Wij maken meedoen mogelijk. 
Kom jij ons daarbij helpen?

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op dinsdag 13 mei 2025 vinden de selectiegesprekken plaats in Utrecht. 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Dienst Toeslagen zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden.