Managementassistent

Intro

Ben jij flexibel, daadkrachtig en nauwkeurig? Denk jij stappen vooruit, ontzorg je en neem je de regie? Ben jij de spin in het web en doet niemand tevergeefs een beroep op je? En voel jij je op je gemak in een politiek-bestuurlijke omgeving? Ben jij de nieuwe managementassistent van de plv directeur van het Douane Diensten Centrum DDC?

Dit doe je bij de...

Het DDC levert producten en diensten op het bedrijfsvoeringsterrein aan de tien douanekantoren en stelt de Douane in staat kwalitatief en kosteneffectief haar uitvoerende bedrijfsvoeringstaken te verrichten. Dit doet het DDC door kwaliteit bijeen te brengen, zoveel als mogelijk een uniforme werkwijze te hanteren en schaalvoordelen te realiseren waardoor de flexibiliteit en slagvaardigheid toeneemt.

Een bijzondere baan, omdat...

In jouw rol van managementassistent voer je – in sommige gevallen behoorlijk complexe – werkzaamheden uit van zowel administratieve, secretariële als organisatorische aard. Je houdt zicht op de planning en de agenda van de plv. directeur DDC. Je bereidt de (management)vergaderingen voor, voorziet de leden van de agenda(stukken), notuleert de vergadering en je bewaakt de planning én de voortgang van de actiepunten.

Als managementassistent bied je uiteraard ook secretariële ondersteuning, zoals het afhandelen van inkomend telefoonverkeer en correspondentie. De organisatorische aspecten zijn het regelen van allerlei facilitaire zaken zoals het versturen van uitnodigingen, vastleggen van zalen of het bestellen van catering. Je bent goed in staat prioriteiten te stellen en voor efficiënt agendabeheer draai jij je hand niet om. Ook het voorraadbeheer, het bijhouden van de e-mailpostbus en van community’s in ConnectPeople behoren tot jouw taken. Je onderhoudt veel contact met andere secretariaten, zoals die van ons museum, van het Douane Nederlands Orkest en met in- en externe secretariaten van stakeholders van de (plv)directeur DDC. 

Kortom: een heel veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is!

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“ Bij het DDC is geen dag hetzelfde, het is altijd dynamisch. En dat is leuk. Ons werk doet er toe, het is fijn om te weten dat wij het voor andere collega’s mogelijk maken hun werk te kunnen uitvoeren”. Celina, MA.

Wanneer past deze baan bij je?

Je hebt een MBO 3-diploma, bij voorkeur in een secretariële richting aangevuld met aantoonbare werkervaring; of: je hebt aantoonbaar MBO werk- en denkniveau door relevante  (werk)ervaring; 

Je bent vaardig in het administratief behandelen en afhandelen van verzoeken;
Je hebt minimaal drie jaar werkervaring in een ondersteunende, secretariële functie, bij voorkeur op directieniveau;
Je beschikt over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Je beschikt over uitstekende MS Office- en SAP SRM-vaardigheden;
Je hebt, bij voorkeur, ervaring met Connect People en Ibabs.

Herken jij je ook hierin?

Samenwerken is voor het DDC de sleutel tot succes. Jouw kennis en ervaring deel je met collega’s. Je bent flexibel,   stressbestendig en je hebt een pro-actieve houding. Je wilt altijd hoge kwaliteit leveren. 
Kortom; je bent een plezierige collega en hét visitekaartje van het Douane Diensten Centrum (DDC)

Jouw competenties

De afdeling

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

De organisatie

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

***Deze vacature is uitsluitend intern en interdepartementaal opengesteld en bedoeld voor medewerkers van de Rijksoverheid met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd. In deze fase worden ter beschikking gestelde arbeidskrachten, zoals uitzendkrachten (TBA’s) beschouwd als interne medewerkers.

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Bij genoeg animo zal de vacature eerder sluiten.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.

***Wij bieden je een inwerkprogramma aan en afhankelijk van je opleiding en werkervaring een opleiding en/of training. Gedurende deze periode is het niet mogelijk om in deeltijd te werken. Als je deze periode hebt afgerond en bij goed functioneren in de praktijk, krijg je een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Als je de opleiding niet succesvol afrondt, wordt jouw arbeidsovereenkomst tussentijds beëindigd of niet verlengd. Voor de medewerker van de Belastingdienst geldt dan dat die wordt teruggeplaatst naar zijn oorspronkelijke organisatieonderdeel en wordt belast met werkzaamheden die gelijk of gelijksoortig zijn aan die van de oorspronkelijke functie.