Management ondersteuner

Intro

O&P zoekt een management ondersteuner voor de afdeling Advies & Services op schaal 5.

Dit doe je bij de...

Als managementondersteuner ondersteun je drie teamleiders van de afdeling Advies & Services van binnen de directie O&P. Je bent een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert en bewaakt complexe agenda’s en stelt daarbij zelfstandig prioriteiten. Je bereidt overleggen en bijeenkomsten voor. Je houdt zicht op e-mail, acties, afspraken en stukken en zorgt dat deze op de juiste plek terechtkomen. Je reserveert vergaderzalen, notuleert waar nodig en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken.

Daarnaast verstuur je, namens de teamleiders, bloemen en kaartjes. Maar je doet meer dan organiseren en administreren. Je leert de omgeving en de mensen kennen, legt verbanden en voelt goed aan wat op dat moment belangrijk is. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en komt waar mogelijk zelf in actie. Je fungeert daarbij als buffer voor de teamleider. Je bewaakt wat aandacht nodig heeft, stelt prioriteiten en handelt waar mogelijk vragen en e-mails zelfstandig af. Je weet wanneer je zelf kunt handelen én wanneer afstemming nodig is.


Daarnaast ben je aanspreekpunt en vraagbaak voor interne en externe contacten en treed je waar nodig op als achtervang voor collega-managementondersteuners. We werken hybride. Dat betekent dat je een deel van je werkzaamheden vanuit huis kunt doen. Met elkaar spreken we af op welke momenten aanwezigheid op kantoor belangrijk is.

Een bijzondere baan, omdat...

• je veel ruimte krijgt om zelfstandig te werken en initiatief te nemen.
• je dicht bij het management werkt en daardoor goed zicht hebt op wat er binnen de afdeling speelt.
• jouw vermogen om overzicht, structuur en rust te creëren direct bijdraagt aan het functioneren van de teamleider en de afdeling.
• je onderdeel bent van een pool van managementondersteuners binnen de directie O&P en daardoor ook kunt terugvallen op de kennis en ervaring van collega’s.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt minimaal mbo-2 werk- en -denkniveau, bij voorkeur met een opleiding in een secretariële of managementondersteunende richting.
• Je hebt ervaring in een ondersteunende functie en bent in staat zelfstandig te werken in een dynamische omgeving.
• Je kan goed prioriteiten stellen en houd je overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt.
• Je neemt initiatief, denkt vooruit en probeert problemen of uitdagingen waar mogelijk zelf op te lossen.
• Je bent digitaal vaardig en maak je nieuwe applicaties snel eigen.
• Communiceer je gemakkelijk met mensen op verschillende niveaus en beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Jouw competenties

De afdeling

Bij directie Organisatie en Personeel (O&P) staat de medewerkersbeleving centraal. Samen met andere organisatieonderdelen van de Belastingdienst dragen we de zorg voor goed werkgeverschap. Ook zorgen we voor het aantrekken van nieuw talent en het plaatsen van de juiste persoon op de juiste plek op het juiste moment. We besteden daarom veel aandacht aan vitaliteit en werkplezier. We zorgen ervoor dat medewerkers de ruimte krijgen om hun vakmanschap te blijven ontwikkelen in een inspirerende, veilige en inclusieve werkomgeving. Samen halen we het beste uit mens en organisatie. Daarnaast formuleert en actualiseert de directie O&P het organisatie- en personeelsbeleid voor de Belastingdienst. Dit doet O&P vanuit een doorvertaling van rijksbrede kaders in samenspraak met de concerndirectie Mens en Organisatie van Financiën.

De organisatie

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 28.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap. Lees meer over de Belastingdienst op: https://over-ons.belastingdienst.nl

Bijzonderheden

Interne matching directie-overstijgend:
Deze belangstellingsinventarisatie is intern opengesteld voor medewerkers van de Belastingdienst met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd.

Selectieprocedure:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat of een medewerker uit de aangewezen groep in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
• Op [datum] óf Van [datum] tot en met [datum] vinden de selectiegesprekken plaats.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Elke salarisschaal kent 11 salarisnummers met bijbehorende maandbedragen; deze staan vermeld in de salaristabel op de website CAO Rijk. De inschaling vindt plaats op basis van relevante kennis en het aantal relevante werkervaringsjaren passend bij de uit te voeren werkzaamheden in de nieuwe functie.
Als voorbeeld: met 3 jaar relevante werkervaring word je ingeschaald in nummer 3 van de betreffende salarisschaal.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst.