Management Assistent

Intro

De Douane: een organisatie in beweging De Douane opereert in een dynamische internationale, Europese en nationale context. Dit vraagt om een wendbare organisatie die strategisch vooruitdenkt en effectief inspeelt op nieuwe ontwikkelingen. Daarom is per 1 januari 2025 de directie Strategie, Beleid & Internationaal (SB&I) gestart. In deze directie komen strategie, beleid en uitvoering samen. Daarnaast vormt de directie de spil tussen de binnen- en buitenwereld en weet deze uitstekend aan elkaar te verbinden.

Over de afdeling Strategie 
De primaire doelstelling van de afdeling Strategie is het opstellen van de strategische visie van de organisatie. Daarnaast coördineert en ondersteunt de afdeling het MT Douane bij de
ontwikkeling van de strategische agenda, het keuzeproces en de innovatieagenda. Onder de directie Strategie vallen de teams Strategie, Portfolio & Ketensamenwerking en Ondersteuning. 

Team ondersteuning
Het team Ondersteuning is als nieuw team een integraal onderdeel van de directie Strategie, Beleid & Internationaal (SB&I). Het team valt onder de afdeling Strategie en speelt een essentiële rol in het faciliteren en ondersteunen van strategische processen binnen de Douane en de directie van Strategie, Beleid & Internationaal. Het team richt zich op bestuursondersteuning, managementondersteuning, procesmanagement en facilitaire ondersteuning. Het team draagt bij aan het verbinden van de directie Strategie, Beleid &Internationaal met partners zoals het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB) en de IV-keten. Ook houdt het team zich bezig met de aansturing en coördinatie van de werkgroepen die zijn opgericht ter verbetering van de werkprocessen, het vakmanschap, de integriteit én het houding en gedrag van en binnen de directie Strategie, Beleid & Internationaal.

Met een focus op innovatie, samenwerking en kwaliteit, werkt de afdeling nauw samen met interne en externe stakeholders, zoals opdrachtgevende departementen, handhavingsorganisaties en het bedrijfsleven. De afdeling Ondersteuning is onmisbaar in het behalen van de strategische doelen van de directie Strategie, Beleid & Integriteit en de Douane als geheel.

Dit doe je bij de...

Als managementassistent werk je in een dynamische omgeving waarin je administratieve, secretariële én organisatorische taken combineert. Je vormt een onmisbare schakel binnen het team en werkt nauw samen met je collega-managementassistenten van de directies Strategie, Beleid & Internationaal en Bureau Juridische Zaken. Jij zorgt ervoor dat het MT van Strategie, Beleid & Internationaal zich volledig kan richten op de inhoud, omdat jij alles daar omheen soepel laat verlopen. Jij bent hun eerste aanspreekpunt, vraagbaak én front-office.

In deze rol houd jij de touwtjes stevig in handen als het gaat om het organiseren en coördineren van ondersteunende processen, administraties en informatiestromen. Jij zorgt dat alles klopt en op rolletjes loopt.
Wat zijn je kerntaken?

• Je beheert de agenda’s en mailboxen van het MT, notuleert bij vergaderingen, stelt prioriteiten en handelt zelfstandig zaken af in overleg met de afdelingshoofden en teamleiders;
• Je organiseert vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten van A tot Z;
• Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten;
• Je stelt managementoverzichten op en houdt actiepunten nauwkeurig bij;
• Je schat snel het belang en de urgentie van vragen en verzoeken in, bewaakt de voortgang en zorgt voor een tijdige opvolging;
• Indien nodig verzorg je de verslaglegging en notulen van vergaderingen.

Daarnaast is het belangrijk dat je informatiestromen kunt coördineren en verbanden weet te leggen. Hiervoor is het handig dat je de inhoudelijke context van het werk van het MT begrijpt – bijvoorbeeld welke overleggen of werkgroepen belangrijk zijn voor hun agenda.

Een bijzondere baan, omdat...

• Iedere dag anders is en je de mogelijkheden krijgt om afwisselende taken op te pakken;
• Je onderdeel bent van een energiek en gezellige afdeling en team, waarin samenwerking met de managementondersteuner van de afdeling BJZ belangrijk is en we voor elkaar klaar staan;
• Je een directe impact hebt op een fijne en goedlopende onderlinge samenwerking met je collega’s;
• Er veel ruimte is voor jouw persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Als management assistent binnen de directie Strategie, Beleid & Interationaal heb je een afwisselende baan, waarbij je nauw samenwerkt met andere management assistenten en het management. Je bent werkzaam in een veelzijdige omgeving, wat maakt dat echt geen dag hetzelfde is en dat maakt de functie leuk en uitdagend" - Iris, Management assistent.

Wanneer past deze baan bij je?

• Je bent in het bezit van een mbo 4 -diploma, bij voorkeur in de richting van managementassistent, of je hebt aantoonbaar mbo werk- en denkniveau opgedaan door relevante werkervaring; 
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring in een ondersteunende secretariële functie;
• Je hebt ervaring met administratief behandelen en afhandelen van verzoeken;
• Je hebt kennis van Microsoft Office en bij voorkeur ervaring met ConnectPeople, SAP en SRM ; 
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands; 
• Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid.

Jouw competenties

De afdeling

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

De organisatie

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op en geef aan hoeveel uur je wilt werken. Deze functie is voor minimaal 32 uur per week verdeeld over 4 werkdagen, met de vrijdag als werkdag. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee. Bij voldoende reacties sluiten we de vacature eerder dan is aangegeven.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op dinsdag 1 juli 2025 vinden de selectiegesprekken in Rotterdam (Laan op Zuid 45) plaats.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.