Management Assistent afdelingshoofd IT

Intro

Als management assistent ben je onmisbaar voor Directie Informatietechnologie van de Douane. Jij bent namelijk degene die het afdelingshoofd Primaire Processen (tevens plaatsvervangend directeur) uit deze directie met secretariële en organisatorische zaken ondersteunt in het uitvoeren van de management taken. Een veelzijdige functie waarbij geen dag hetzelfde is! Is je interesse gewekt? Lees dan snel verder.

Dit doe je bij de...

Je werkt in een complexe en soms ook hectische omgeving waarbij snel schakelen en afstemmen specifieke vaardigheden zijn. Je fungeert als buffer naar het afdelingshoofd toe doordat je haar omgeving leert kennen, verbanden legt en weet in te schatten wat belangrijke onderwerpen zijn en je daardoor weet in welk tempo je moet schakelen per onderwerp. Je denkt vooruit, bent verantwoordelijk voor het pro actief beheer van de mailbox en het uitvoeren van voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van geplande bestuurlijke en niet-bestuurlijke afspraken. Je bent betrouwbaar, integer en komt je afspraken na. 
 
Je stelt prioriteiten en draait je hand niet om voor efficiënt agendabeheer. Daarnaast regel je facilitaire zaken zoals het versturen van uitnodigingen, het vastleggen van zalen of het bestellen van catering. Verder behoren het voorraadbeheer en het bijhouden van de e-mailpostbus en de community’s op ConnectPeople tot jouw taken. 
 
De werkzaamheden worden uitgevoerd met verschillende systemen en programma’s zoals Notes, iBabs, Connect People, SAP, PowerPoint, MS Word en Excel. 
 

Een bijzondere baan, omdat...

• Je in een politiek-bestuurlijke omgeving werkt waar we ook onder hoge druk altijd voor kwaliteit gaan. 
• Je veel contact onderhoudt met andere secretariaten en met in- en externe secretariaten van stakeholders van het Douane Landelijk Kantoor. 
• Je op de hoogte bent van lopende dossiers en de daarbij horende prioriteitstelling, en je kennis hebt van de werkverdeling. 
• Je werkt met vertrouwelijke informatie, waar jij uiteraard goed mee om weet te gaan. 

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

Zelfstandig werken, snel schakelen, meedenken, proactief zijn, organiseren en coördineren? Laat dat maar aan mij over! Geen dag is hetzelfde en dát maakt deze baan zo leuk en uitdagend! Weten wat er speelt en daardoor het management zo goed mogelijk ondersteunen, dat geeft mij energie” Jolanda”, managementassistent Douane Landelijk Kantoor.

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt mbo 4-niveau en minimaal 4 jaar ervaring een secretariële of management ondersteunende functie.  
• Je beschikt over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, je beheersing van de Engelse taal is een pre; 
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en het pro actief oppakken en monitoren van lopende zaken 
• Je hebt ervaring met Outlook, Word, Excel en agendabeheer en bent handig met digitale systemen.  
• Je bent discreet, integer en klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een pro-actieve houding; 
• Je hebt bij voorkeur kennis van de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) binnen overheden. 

Jouw competenties

De afdeling

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

De organisatie

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op  17 maart a.s. tussen 09.00 en 13.00 vinden de selectiegesprekken plaats op ons kantoor in Apeldoorn. 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur. 
 

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer. 
 

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.
 

***Wij bieden je een inwerkprogramma aan en afhankelijk van je opleiding en werkervaring een opleiding en/of training. Gedurende deze periode is het niet mogelijk om in deeltijd te werken. Als je deze periode hebt afgerond en bij goed functioneren in de praktijk, krijg je een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
 

Als je de opleiding niet succesvol afrondt, wordt jouw arbeidsovereenkomst tussentijds beëindigd of niet verlengd. Voor de medewerker van de Belastingdienst geldt dan dat die wordt teruggeplaatst naar zijn oorspronkelijke organisatieonderdeel en wordt belast met werkzaamheden die gelijk of gelijksoortig zijn aan die van de oorspronkelijke functie.