Ketenregisseur (diverse werkprocessen)

Intro

Binnen de Directie Operaties vinden de primaire processen van de Douane plaats. Bureau Operaties staat ten dienste van de gehele operatie en werken bij Bureau Operaties betekent dat je kiest voor een dynamische omgeving. Ons bureau ondersteunt en adviseert de regiodirecteuren, business owners en landelijk verantwoordelijk managers, én werkt nauw samen met andere directies en bureaus binnen de Douane. Wij hebben in deze samenwerking een belangrijke schakelfunctie. Recent zijn wij flink gegroeid. Met meer dan 110 mensen werken wij samen vanuit verschillende teams:  Strategie, Programma’s & Projecten, Voortdurend verbeteren, Domein, Multidisciplinaire teams en het secretariaat. Deze versterking van Bureau Operaties heeft onder andere tot doel de eenheid van uitvoering in de operatie te vergroten en de wendbaarheid van de Douane te verbeteren. Dit is nodig, omdat de Douane werkt in een toenemende complexe omgeving.

Dit doe je bij de...

Bureau Operaties bestaat uit tien teams, die worden aangestuurd door zeven teamleiders en een afdelingshoofd. De processen van de Douane zijn verdeeld over vier Multidisciplinaire Teams (MD teams), waarbij je als Ketenregisseur werkzaam zal zijn in een van deze vier teams. In de MD teams werken we samen vanuit verschillende functies, te weten een Business Regisseur IT, een procesregisseur, meerdere adviseurs kwaliteit, een procestekenaar, meerdere implementatiemanagers en binnenkort dus ook een Ketenregisseur. Deze MD teams ondersteunen samen de Landelijke Verantwoordelijk Manager (LVM) en/of (plv) regiodirecteur en de Business Owner (IT). Bijvoorbeeld bij het voorbereiden van besluitvorming op IT gebied door advisering aangaande IT wensen, het beheersen van procesrisico’s, het implementeren van beheersmaatregelen, het maken van procestekeningen, het implementeren van business en IT projecten, het adviseren bij de uitvoering van het Handhavingsplan en (nieuwe) Kadernota’s en regie op veranderingen in de processen en procesmanagement.  
 

Een bijzondere baan, omdat...

Jij in de rol van Ketenregisseur de (plv) regiodirecteur ondersteunt in zijn/haar rol van Landelijk Verantwoordelijk Manager (LVM). 

Dit doe je:
•    Ten aanzien van integraal procesmanagement.
•    Bij de totstandkoming, analyse, monitoring en actueel houden van plannen, doelstellingen en rapportages (denk aan jaarplan, procesketendashboards, procesketen-maand, VMR, HJR en jaarverslag) en andere stukken ten behoeve aan besluitvorming en/of informatievoorziening aan de procesketen.
•    Je monitort, bewaakt en signaleert de voortgang van de (proces)doelstellingen binnen de procesketen. Je bent namens de LVM het aanspreekpunt voor onderwerpen als proces risicomanagement, 1e lijn control, opvolging resultaten controleprogramma’s en de initiatie, implementatie en borging van verbetertrajecten en overige (projectmatige) procesketen activiteiten.
•    Je hebt aandacht voor de ‘zachte kant’ van veranderingen, zoals gedrag en cultuur, en kan dit vertalen naar concrete voorstellen.
•    Je bent betrokken bij het voorbereiden van de diverse procesketen-overleggen en andere relevante overleggen, incl. agendavoorbereiding en vastleggen van afspraken. Daarbij coördineer je zowel op inhoud als op het proces, van het verdere besluitvormingsproces.

•   Je maakt keuzes  en besluiten ten aanzien van voortgang, keuzes en prioritering in de procesketen.
•    Je fungeert als centraal aanspreekpunt bij issues of verstoringen in de procesketen.
•    Je hebt integraal in beeld wat de impact is van (interne en externe) ontwikkelingen op de procesketen en welke keuzes daarbij gemaakt dienen te worden.
•    Je organiseert en coördineert binnen de procesketens de gebruikersorganisatie(s) ten aanzien van procesmanagement.
•    Je werkt nauw samen met de business: management van Operaties, in de procesketen over de regio’s heen, overige teamleden van de MD teams, het Domeinteam van Bureau Operaties, de landelijke directies en de overige stakeholders.
 

Voor de volgende processen zoeken wij een Ketenregisseur. 
•    Expertisecentrum & centrale processen  (1 fte) - standplaats in overleg
•    Klantmanagement & Accijns (1 fte) - standplaats Rotterdam Laan op Zuid of in overleg
 

Wanneer past deze baan bij je?

Voor deze functie gaan we uit van het werk- en denkniveau op wo niveau.  
Dit kun je als volgt aantonen: 

Horizontale kandidaten:
•    je bent werkzaam in de functie op het niveau van schaal 13

Verticale kandidaten:
•    Je hebt een afgeronde wo opleiding, bij voorkeur in Bedrijfskunde,  Informatiemanagement, Customs of Supply Chain, of in een andere voor de functie relevante richting;
•    Of: je hebt aantoonbaar wo master werk- en denkniveau door relevante werkervaring.
Horizontale en verticale kandidaten:
•   Beschikt over vijf jaar aantoonbare ervaring binnen een complexe, bestuurlijke en dynamische omgeving.
•   Analytisch & conceptueel sterk: en snel in staat om verbanden te leggen en te doorgronden, risico’s te herkennen en op impact te beoordelen.

•  Minimaal drie jaar relevante ervaring op het gebied van advisering.
•  Kennis over de ketenprocessen van de Douane en de actuele onderwerpen is een pré. Verwacht wordt dat die er al is of snel eigen gemaakt kan worden;
•  Uitstekende kennis en ruime ervaring op het gebied van procesmanagement.

Jouw competenties

De afdeling

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

De organisatie

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

Deze belangstellingsinventarisatie is uitsluitend intern opengesteld en bedoeld voor medewerkers van de Douane met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd.

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• De brief en cv selectie vindt plaats op 06 mei.
• De selectiegesprekken vinden plaats op 16 mei.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

LET OP: dit betreft een nieuwe functie die wij in eerste instantie op tijdelijke basis gaan invullen voor 1 jaar. Gedurende dit jaar vinden evaluatiemomenten plaats. Dit betekent voor jou veel ruimte om te pionieren en te ontdekken, uiteraard in goede afstemming met de landelijk verantwoordelijk manager (LVM) en jouw leidinggevende. 
 

Voor informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Eduard Sangster, teamleider MD teams,  telefoonnummer: 06-27169031.

Voor informatie over de procedure kun je contact opnemen met Anita Driessen, HR adviseur Instroom, telefoonnummer: 06-46800335 (tot en met 25 april). Vanaf 28 april met Ricardo Bos, HR adviseur Instroom, telefoonnummer: 06-21929914.