Implementatiemanager Douane Bureau Operaties

Intro

Bureau Operaties draagt bij aan de tactische aansturing van de Operatie van Douane Nederland door multidisciplinaire advisering, informatievoorziening en ondersteuning van de directeur Operaties en adjunct-directeur Operaties, het Managementteam Operaties (MTO), de regiodirecties en het DLTC. Bureau Operaties staat ten dienste van de gehele operatie en vormt de schakelfunctie tussen de DG Douane, de landelijke directies en bureaus en de operatie ten behoeve van onder andere parlementaire stukken, uitvoeringstoets en op haalbaarheid van beleid- en besluitvorming en vraagarticulatie op gebied van handhavingsbeleid, bedrijfsvoering en IT. Bureau Operaties voert het secretariaat van het MTO en beschikt over een landelijke programma- en projectenorganisatie t.b.v. de Douane-brede portfolio. Daarnaast zijn een aantal taken bij bureau Operaties belegd die extra aandacht hebben binnen de Douane. Het gaat om het verbeteren van de kwaliteit en de werking van de operationele processen en de advisering en evaluatie vaneen uitvoeringstoets vanuit het uitvoeringsperspectief.

Dit doe je bij de...

Bureau Operaties bestaat uit 9 teams, welke worden aangestuurd door 7 teamleiders en een afdelingshoofd. De processen van de Douane zijn verdeeld over 4 Multidisciplinaire Teams (MD teams), waarbij je werkzaam zal zijn in een van deze 4 teams. In de MD teams werken we samen vanuit verschillende functies, te weten een Business Regisseur IT, een procesregisseur, meerdere adviseurs kwaliteit, een procestekenaar, meerdere implementatie managers en binnenkort ook een ketenregisseur. 
Deze MD teams ondersteunen de Landelijke Verantwoordelijk Manager (LVM) en/of Regiodirecteur en de Business Owner (IT). Bijvoorbeeld bij het voorbereiden van besluiten op IT gebied door advisering aangaande IT wensen, het beheersen van procesrisico’s en het implementeren van beheersmaatregelen, het maken van procestekeningen, het implementeren van business en IT projecten, het adviseren bij de uitvoering van het Handhavingsplan en (nieuwe) Kadernota’s en regie op veranderingen in de processen en procesmanagement. 
 

Een bijzondere baan, omdat...

Werken bij Bureau Operaties betekent dat je kiest voor een dynamische omgeving. Bureau Operaties ondersteunt en adviseert Operaties, maar werkt ook nauw samen met andere directies en bureaus binnen de Douane. Recent is Bureau Operaties flink gegroeid. Met 110 mensen werken wij samen vanuit verschillende  teams: Strategie, Programma’s & Projecten, Voortdurend verbeteren, Domein en Multidisciplinaire teams. Deze versterking van het Bureau Operaties heeft tot doel om de wendbaarheid en daarmee het verandervermogen van de Douane te vergroten in een toenemend complexe omgeving.

Voor de volgende processen zoeken wij een implementatiemanager. De indeling zal naar verwachting wijzigen naar aanleiding van Expertise Doorontwikkeling Douane (EDO) naar:
•    Toezicht Buitengrens (1 fte) – standplaats Rotterdam Laan op Zuid 45.
•    Klantmanagement & Risico’s (1 fte) – standplaats Rotterdam Laan op Zuid 45.

Binnen deze functie is het belangrijk dat:

•    Je kunt goed coördineren bij het implementeren binnen het portfolio van het MD-team als gevolg van nieuwe wetgeving, procesinnovaties en IT- aanpassingen.
•    Je kunt implementatieplannen opstellen bij grotere implementaties, inclusief scope, impact, stakeholders en planning.
•    Je zorg draagt voor een goede samenwerking binnen het implementatieteam en met de stakeholders, zoals de business owner en Business Regisseur IT.
•    Je zorg draagt voor adequate communicatie, zowel richting het bedrijfsleven als binnen de Douane intern.
•    Je de impact in kaart kunt brengen van de implementatie op de operatie en de werkzaamheden coördineren die voortvloeien uit deze impact. 
•    Je kunt sturen op inhoud, samenhang, proces en procedures en actie ondernemen indien de gewenste resultaten niet gehaald dreigen te worden. 
•    Je tijdig kunt signaleren en bespreken van mogelijke organisatorische, politieke dan wel maatschappelijke afbreukrisico’s en de aanpak aanpassen als dat noodzakelijk is waarbij je deze mogelijke risico's in een risicolog en beschrijvingen kunt vastleggen voor eventuele tegenmaatregelen.
•    Je zorgt voor periodieke rapportage over de voortgang en kwaliteit van de implementatie.
•    Je een sterk netwerk opbouwt en onderhoud. 
•    Je een bijdrage levert aan het uniformeren en professionaliseren van implementatie management binnen de Douane.
       

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Een buitengewoon uitdagende baan in een veelzijdig werkterrein. Samen met je collega’s in het projectteam lever je een belangrijke bijdrage aan de uitgebreide veranderportefeuille. En dit doe je voor de operatie van de Douane, onze opdrachtgevers en klanten van de Douane!" - Danny, teamleider.

Wanneer past deze baan bij je?

Voor deze functie gaan we uit van het werk- en denkniveau op HBO niveau.  

•    Je hebt minimaal een jaar ervaring met projectmanagement, implementatiemanagement en/of het doorvoeren van uitgebreide en ingewikkelde veranderingen binnen een complexe organisatie.
•    Je hebt ervaring met PRINCE2 en bij voorkeur ook kennis van Scrum en Agile. 
•    Je hebt kennis van business- en IT-processen.
•    Je bezit uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie vaardigheden.
•    Je neemt initiatief en bent zelfstandig en doortastend.
 

Jouw competenties

De afdeling

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

De organisatie

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Op 07 maart vindt de brief en cv selectie plaats.
• Op 17 maart vinden de selectiegesprekken plaats.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal 11. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.