Functioneel Beheerder

Intro

Wil jij bijdragen aan de optimalisatie van de dienstverlening binnen de Douane? Heb jij een pioniersgeest en vindt je het een leuke uitdaging om oplossingen te bedenken die verder gaan dan de huidige standaarden? Dan is de functie van Functioneel Beheerder, bij het Douane Diensten Centrum mogelijk iets voor jou!

Dit doe je bij de...

Als Functioneel Beheerder binnen het Douane Diensten Centrum (DDC) ben je verantwoordelijk voor het functioneel beheer van diverse lokaal ontwikkelde applicaties, waaronder de Infobank en het Personeels Managementsysteem Douane (PMD). Daarnaast wordt op termijn ook het beheer van een nieuw Service Management Systeem onderdeel van je werkzaamheden. Naast deze beheertaken draag je waar nodig ook bij aan andere activiteiten binnen het team Dienstverlening.

In deze functie werk je intensief samen met collega’s binnen het team Dienstverlening, medewerkers van het DDC en contactpersonen van andere Douane-onderdelen. Je onderhoudt actief contact met gebruikers om hun wensen, ervaringen en knelpunten in kaart te brengen. Deze signalen vertaal je naar passende oplossingen en verbeteringen binnen de verschillende applicaties en dienstverlening.

Een belangrijke ontwikkeling binnen het DDC is de introductie van een centraal telefoonnummer dat gaat functioneren als het enige loket voor alle contacten met medewerkers. Hiervoor wordt binnen het telefonieplatform een eerste- en tweedelijns dienstverlening ingericht. Als Functioneel Beheerder ben jij verantwoordelijk voor de functionele inrichting van deze omgeving. Daarbij werk je nauw samen met het Klant Contact Centrum en de betrokken teamleiders om een efficiënte en gebruiksvriendelijke dienstverlening te realiseren.

Ook speel je een belangrijke rol bij de verdere ontwikkeling van het Personeels Managementsysteem Douane (PMD). Deze lokaal ontwikkelde applicatie ondersteunt de workflow van administratieve processen binnen de organisatie. Momenteel bevindt de applicatie zich in de testfase van de basisfunctionaliteiten. Tegelijkertijd zijn er al verschillende wensen voor aanvullende functionaliteiten. Zodra deze wensen zijn goedgekeurd, werk jij deze uit in functionele ontwerpen die vervolgens door lokale ontwikkelaars worden gerealiseerd.

Daarnaast wordt dit jaar een nieuwe kennisbank voor DDC-medewerkers opgeleverd. Deze lokaal ontwikkelde applicatie ondersteunt medewerkers bij het vinden en delen van kennis. Jij voert hiervoor de functioneel beheertaken uit en onderhoudt de contacten met technisch beheer en de ontwikkelaars binnen de directie IT. Hierdoor zorg je ervoor dat de applicatie optimaal aansluit bij de behoeften van de gebruikers en goed blijft functioneren.

Verder bevindt het DDC zich momenteel in een verwervingstraject voor een nieuw Service Management Systeem. Na de aanschaf van deze applicatie word je betrokken bij zowel de implementatie als het functioneel beheer. Je levert hierbij een belangrijke bijdrage aan de inrichting, het gebruik en de verdere doorontwikkeling van het systeem.

Naast je reguliere werkzaamheden heb je interesse in de mogelijkheden die Artificial Intelligence (AI) biedt voor de Douane. Je volgt ontwikkelingen op dit gebied actief en onderzoekt, binnen de geldende kaders van de Douane en de Rijksoverheid, hoe AI kan bijdragen aan de dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarbij ben je in staat om hierover af te stemmen met onder andere team Douane Automatisering Ondersteuning en de directie IT.

Afhankelijk van de behoefte binnen de organisatie kun je daarnaast worden ingezet op werkzaamheden rondom het beheer van het Serviceplein en Kennisplein, het opstellen en onderhouden van dashboards en rapportages en het beheer van de producten- en dienstencatalogus. Door jouw brede inzetbaarheid en je samenwerking met verschillende interne en externe stakeholders lever je een belangrijke bijdrage aan de verdere professionalisering van de dienstverlening binnen het Douane Diensten Centrum.

Een bijzondere baan, omdat...

• Je taken uitvoert die alle DDC medewerkers raken.
• Je meewerkt aan het realiseren  van het dienstverleningsmodel van het DDC.
• Je deel uitmaakt van een nieuw team met veelal nieuwe medewerkers met een pioniersgeest.



Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Ik zie team dienstverlening als een hele mooie omgeving om iets nieuws te helpen opbouwen waar de Douane echt iets van gaat merken”

Wanneer past deze baan bij je?

• je bent in het bezit van een HBO diploma bij voorkeur in de richting IT of je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau
• je beschikt over (algemeen) theoretische en toepassingsgerichte kennis op gebied van functioneel beheer
• je hebt bij voorkeur inzicht in organisatorische en inhoudelijke samenhangen binnen de Douane en de DDC, het KCC, team dienstverlening en DDC
• je op de hoogte van diverse informatiesystemen binnen Bedrijfsvoering Douane
• je speelt een aanjagende rol op gebied van het dienstverleningsmodel van het DDC bij de afnemer en de interne organisatie
• je beschikt over sterke advies- en communicatieve vaardigheden om kennis en informatie helder over te brengen.

Jouw competenties

De afdeling

Douane Diensten Centrum (DDC)

De DDC wil zich de komende jaren ontwikkelen tot een Shared Service Organisatie. De DDC biedt diensten ter ondersteuning van de bedrijfsvoering van de Douane. Zij verwerkt, toetst, signaleert en voert uit. De DDC ondersteunt hiermee op een uniforme, snelle en efficiënte manier de (massale) bedrijfsvoering processen van de Douane.

Dienstverlening zien wij als een vak apart. Afnemers kunnen rekenen op een voorspelbare, bereikbare en kwalitatieve dienstverlening.

De DDC is direct onder de DG Douane geplaatst en bestaat uit 10 teams op het gebied van Dienstverlening; HR Ondersteuning, Middelen / Bestellingen / financiële administratie,; Automatiseringsondersteuning; Integrale veiligheid; Interne controle; Nederlands Douane Orkest; Belasting en Douane Museum.

Team Dienstverlening

Team dienstverlening zorgt voor een gestroomlijnde en efficiënte inrichting van de dienstverlening van het DDC. Dit omvat o.a. het vastleggen van taken, rollen, verantwoordelijkheden en adviezen op het gebied van dienstverlening. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor het opzetten en beheren van het Klant Contact Centrum (KCC) als Single Point of Contacts en het inrichten en onderhouden van belangrijke management-informatie op het gebied van dienstverlening. Ook speelt het team een cruciale rol bij afhandeling van klachten en escalaties binnen de governance-structuur.

Je komt terecht in een team dat volop in ontwikkeling is. Het team Dienstverlening bestaat uit een manager, een accountmanager en 11 overige fte, waaronder de functie van functioneel beheerder, waarvoor deze vacature is opgesteld. Het merendeel van het team is onlangs aangesteld. Dit betekent dat je niet alleen bijdraagt aan de inhoudelijke ontwikkeling van dienstverlening, maar ook een belangrijke rol speelt in de opbouw van een sterk en goed samenwerkend team.

De organisatie

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

Deze vacature is intern en extern opengesteld.

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op (datum) vinden de selectiegesprekken plaats. 

Voor informatie over de functie ( inhoudelijk) kun je bellen met: 
Ferry van der Helm (Teamleider Douane Diensten Centrum) te bereiken op het nummer: 06 18 60 66 68

Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met:
Elvira Emanuelson (Adviseur Werving en Selectie) te bereiken op het nummer: 06 27 30 83 46

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.