Directiesecretaris

Intro

Word jij de nieuwe directiesecretaris binnen de Directie Data, Informatie en Analytics? Als directiesecretaris heb je een unieke positie binnen de directie. Je bent een belangrijke verbinder tussen directie, afdelingen en stakeholders. Je houdt vanuit Utrecht overzicht op strategische en bestuurlijke dossiers, signaleert afhankelijkheden en risico's en ondersteunt de directie bij het behouden van regie op de belangrijkste opgaven. Een functie voor tweeëndertig tot zesendertig uur. Dit is een schaal 11 functie. 

Dit doe je bij de...

Als Directiesecretaris binnen de directie Data, Informatie en Analytics (DIA) vervul je een sleutelrol in de bestuurlijke en organisatorische ondersteuning van de directie. Je maakt onderdeel uit van de afdeling Strategie, Bedrijfsvoering en Organisatieondersteuning (SBO). Je team is het Bureau Directie Ondersteuning (BDO), het strategisch, bestuurlijk en politiek adviserende team van directie DIA.

Je bent verantwoordelijk voor het organiseren, bewaken en verder professionaliseren van de bestuurlijke besluitvorming binnen de directie. Je zorgt voor een gestructureerd en ordentelijk stukkenstroomproces. Je toetst stukken op kwaliteit, volledigheid, besluitrijpheid en samenhang. Daarbij heb je de ruimte en het mandaat om stukken die niet aan de gestelde kwaliteitseisen voldoen terug te geven of van de agenda te halen. Je draagt daarmee actief bij aan hoogwaardige besluitvorming en een efficiënte inrichting van bestuurlijke processen.

Vanuit jouw rol neem je deel aan de MT overleggen binnen DIA. Je stelt de agenda op, verzorgt de verslaglegging en bewaakt de kwaliteit van besluiten en actiepunten. Je beheert de langetermijnagenda van het managementteam en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Wanneer wordt afgesproken dat een onderwerp op een later moment terugkomt, zorg je ervoor dat dit wordt gemonitord en tijdig opnieuw wordt geagendeerd. Naast de MT overleggen kan je ook gevraagd worden om verslaglegging te doen van andere bestuurlijke overleggen. 

Daarnaast ondersteun je de bestuursadviseurs. Je helpt bij Woo-verzoeken, Kamervragen en fungeert als coördinator voor de inkomende stukken en vragen die vanuit het overkoepelende cluster worden gesteld. Bij werkbezoeken heb jij een voorbereidende en coördinerende rol.

Een bijzondere baan, omdat...

• Je een unieke positie hebt binnen de directie; je bent aanwezig bij de MT-vergaderingen en hebt daardoor zicht op de volle breedte van de organisatie. 
• Je samenhang onder de aandacht kan brengen
• Je bijdraagt aan integrale besluitvorming
• Je werkt nauw samen met de directie, afdelingshoofden, managers en collega’s binnen en buiten de directiee
• Je overzicht houdt op strategische en bestuurlijke dossiers.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

Wanneer past deze baan bij je?

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en hebt aantoonbare ervaring in een bestuurlijke, beleidsmatige of directieondersteunende functie.
• Je hebt ervaring met het organiseren en begeleiden van besluitvormingsprocessen.
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Je hebt ervaring met het beoordelen, redigeren en verbeteren van bestuurlijke stukken.
• Je bent in staat overzicht te houden op complexe dossiers en meerdere processen tegelijkertijd.
• Je bent proactief en ziet waar actie of afstemming nodig is.

Jouw competenties

De afdeling

De directie Data, Informatie & Analytics (DIA) is het nieuwe centrale dienstonderdeel voor data, informatiehuishouding en analytics binnen de Belastingdienst.  Deze elementen, inclusief AI, zijn van cruciaal belang voor de Belastingdienst en sterk met elkaar verbonden. Voor de Belastingdienst als organisatie krijgen we meer grip en sturing op veranwoord gebruik van data, informatie en analytics. Ook leveren we met het  (her)gebruik van data voorzieningen, diensten en concrete producten voor het functioneren en het verbeteren van bedrijfsprocessen. Daarmee leveren we een essentiële bijdrage aan de continuïteit en aan de toekomst van de Belastingdienst.

Bij DIA werken we aan de basis van een datagedreven organisatie. We verbinden beleid, uitvoering en technologie en zetten data om in bruikbare informatie en waardevolle inzichten. Daarmee ondersteunen we optimale besluitvorming, effectieve dienstverlening en innovatieve oplossingen voor maatschappelijke opgaven.

Onze medewerkers combineren expertise op het gebied van data, informatievoorziening, analytics, governance en AI met een sterke focus op samenwerking en resultaatgerichtheid. Samen bouwen we aan een toekomstbestendige organisatie waarin gegevens veilig, transparant en doelgericht worden ingezet.

Werken bij DIA betekent werken aan vraagstukken die ertoe doen. Je krijgt de ruimte om je vakmanschap in te zetten, nieuwe ontwikkelingen te verkennen en direct bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van data- en informatiegedreven werken binnen de Belastingdienst.

De organisatie

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 28.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap. Lees meer over de Belastingdienst op: https://over-ons.belastingdienst.nl

Bijzonderheden

Interne matching directie-overstijgend:
Deze belangstellingsinventarisatie is intern opengesteld voor medewerkers van de Belastingdienst met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd.

Selectieprocedure:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat of een medewerker uit de aangewezen groep in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
• Op donderdag 3 december vinden de selectiegesprekken plaats.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Belastingdienst zet zich in voor de banenafspraak: meer banen voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij hieronder? Dan ondersteunen we je om optimaal te functioneren. Samen met jou, je leidinggevende en een jobcoach kijken we naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken(zoekmachines), en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment.

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Elke salarisschaal kent 11 salarisnummers met bijbehorende maandbedragen; deze staan vermeld in de salaristabel op de website CAO Rijk. De inschaling vindt plaats op basis van relevante kennis en het aantal relevante werkervaringsjaren passend bij de uit te voeren werkzaamheden in de nieuwe functie.
Als voorbeeld: met 3 jaar relevante werkervaring word je ingeschaald in nummer 3 van de betreffende salarisschaal.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst.