Chief Records Officer (CRO)

Intro

Als Chief Records Officer (CRO) zorg jij dat overheidsinformatie goed wordt gearchiveerd en toegankelijk blijft in de digitale (en fysieke) omgeving. Je ontwikkelt en bewaakt beleid en kaders voor document- en records management en vertaalt rijksbreed en departementaal beleid en kaders naar de praktijk. Continu werk je aan betere digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie. Reken op verdieping, samenwerking met vakgenoten en volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, met flexibele werktijden en locatie.

Dit doe je bij de...

Als CRO zorg je ervoor dat Dienst Toeslagen beschikt over een goed georganiseerde en toegankelijke informatiehuishouding. Je ondersteunt de Chief Information Officer (CIO) bij zowel interne als externe taken en helpt de organisatie om wet- en regelgeving structureel te borgen. Dit doe je door ervoor te zorgen dat documentbeheer, archivering en openbaarmaking voldoen aan alle richtlijnen en wetgeving. Daarnaast zorg je dat de document managementsystemen en recordmanagementapplicaties effectief bijdragen aan risicobeheersing en compliance.

Als CRO stel je de kaders op voor een effectief informatiebeheer en zorg je voor de implementatie binnen de organisatie. Je ziet toe op de ontwikkeling van de meerjarenplannen voor openbaarmaking en informatiehuishouding en ziet toe dat alle directies binnen Dienst Toeslagen hiermee werken. Samen met de archiefbeheerders en andere specialisten bewaak je de kwaliteit van het documentbeheer en recordsmanagement en zorg je dat informatie goed wordt gearchiveerd, duurzaam toegankelijk blijft en voldoet aan de wettelijke eisen. Je toetst de informatiebeheerplannen van de archiefbeheerders en signaleert verbeterpunten. 

Als CRO heb je een belangrijke signaalfunctie en adviseer je het management – zowel gevraagd als ongevraagd – over de naleving van wet- en regelgeving rondom informatiebeheer. Je werkt samen met collega’s zoals de Chief Information Security Officer (CISO) en Chief Privacy Officer (CPO) om inzicht te krijgen in risico’s en naleving binnen de organisatie. Indien nodig, adviseer je de CIO over escalaties naar hoger management om structurele verbeteringen door te voeren. Met jouw inzet zorg je ervoor dat informatiehuishouding aan de regels voldoet, draag je bij aan een transparante en betrouwbare organisatie en een open en responsieve overheid.

Een bijzondere baan, omdat...

•    je volop kansen krijgt om samen met vakinhoudelijke collega’s van de afzonderlijke directies mee te bouwen aan een goed functionerende organisatie, want die begint bij volledige, betrouwbare en transparante informatie. 
•    je aan de slag gaat met actuele uitdagingen in een zich nog sterk ontwikkelende organisatie met een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid, waardoor je jezelf kunt verdiepen in het vakgebied. 
•    je deel uitmaakt van een netwerk van (senior) adviseurs informatiehuishouding binnen de Dienst Toeslagen, de andere onderdelen van het ministerie van Financiën en intensief samenwerkt met de archiefbeheerders en archiefvormers.
•    je onderdeel uitmaakt van Bureau CIO (met onder andere CISO, CPO en CPO en bestuursadviseurs) van de directie Informatiestromen en Digitale Ontwikkeling.
•    je hybride kunt werken en veel mogelijkheden krijgt om je werktijden flexibel in te delen.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Je werkt in een veelzijdige directie die volop in beweging is en waar veel ruimte is voor eigen initiatief.” Gerwin, Chief Records Officer  

Wanneer past deze baan bij je?

WO-werk- en -denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in archiefwetenschappen of een vergelijkbare opleiding.
Ervaring met informatiebeheer en digitale systemen, zoals DMS/RMA, M365 en CSP, en kennis van wet- en regelgeving (Archiefwet, Woo, AVG).
Sterk in strategie en implementatie, met aantoonbare ervaring in het toetsen van meerjarenplannen en verbeterplannen.
Overzicht en analytisch vermogen, waardoor je processen en informatiebeheer effectief kunt inrichten en aansluiten op generieke voorzieningen.
Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met een goed gevoel voor samenwerking en organisatiebelangen.

Jouw competenties

De afdeling

De directie Informatiestromen en Digitale Ontwikkeling vervult een essentiële rol bij het handhaven van de gezondheid, veiligheid en stabiliteit van het informatievoorzieningsIandschap. Binnen deze directie wordt nauwlettend toezicht gehouden op alle veranderingen in dit landschap en worden deze beheerst begeleid naar nieuwe ontwikkelingen.

De organisatie

Dienst Toeslagen is een zelfstandige, publieke dienstverlener, onderdeel van het ministerie van Financiën. We maken vitale voorzieningen als de huur, de zorgverzekering en de zorg voor kinderen voor iedereen betaalbaar. Maar als je er goed over nadenkt, gaat ons werk over veel meer dan alleen het uitkeren van een maandelijks voorschot aan mensen die daar recht op hebben. Wij zorgen ervoor dat mensen mee kunnen doen in de maatschappij. Zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken of ze deze maand de huur, de kinderopvang of de zorgverzekering of de zorg voor hun kinderen nog kunnen betalen. Mensen helpen die ons hard nodig hebben, dat is waar we het voor doen. Door onze kennis in te zetten en -vooral- ons te blijven verplaatsen in de mensen om wie het gaat. Door hun problemen, twijfels en uitdagingen zo goed mogelijk te doorgronden. 

Binnen Dienst Toeslagen heeft de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen een specifieke, tijdelijke opdracht: gedupeerde ouders erkenning bieden en ruimhartig herstellen voor het onrecht
dat hen is aangedaan rondom kinderopvangtoeslag.

Met elkaar en met de buitenwereld bouwen we aan Dienst Toeslagen. De motivatie om te leren van gemaakte fouten is in de hele organisatie voelbaar. Iedere dag opnieuw proberen we Dienst Toeslagen nog beter te laten aansluiten bij wat de samenleving vraagt. Zodat iedereen in Nederland, wie je ook bent en wat je persoonlijke situatie ook is, kan meedoen.

Wij maken meedoen mogelijk. 
Kom jij ons daarbij helpen?

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. Als je profiel voldoet aan de eisen dan word je benaderd voor een selectiegesprek.
• De instroomdatum is 1 augustus 2025.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Dienst Toeslagen zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden.