Bestuursondersteuner

Intro

Jij weet wat er speelt, wie wat nodig heeft en hoe je zaken voor elkaar krijgt. Als bestuursondersteuner bij Douane regiokantoor Eindhoven sta je midden in de organisatie. Je schakelt met directie én teamleiders, denkt vooruit, organiseert scherp en houdt het overzicht. Een rol vol vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte om te groeien.

Dit doe je bij de...

Je werkt binnen het bestuur van Douane regiokantoor Eindhoven. Je onderhoudt goede contacten met de directeur, plaatsvervangend directeuren en met de teamleiders van regiokantoor Eindhoven. Als bestuursondersteuner val je onder bureau bestuursondersteuning. Het bureau bestaat, naast deze openstaande functie ter uitbreiding, uit nog een bestuursondersteuner, medewerker bestuursondersteuner en een medewerker van het directiesecretariaat. Als bestuursondersteuner val je onder de verantwoordelijkheid van de manager staf. 

Als bestuursondersteuner adviseer je voortdurend - gevraagd en ongevraagd- de directie op alle voorkomende (management)terreinen. Je participeert in het directieoverleg en levert daarin een bijdrage aan de besluitvorming binnen Douane Eindhoven. Je bereid strategische overleggen, sessies en stukken voor. Het schrijven van (beleids)stukken hoort ook bij deze rol. Zo zorg je onder andere voor de voorbereiding voor landelijke overleggen met de vertegenwoordiging van directie, en geef je strategisch advies waar nodig.  

Als echte netwerker zijn jouw communicatieve vaardigheden uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent hierdoor in staat om makkelijk contact te maken met mensen in uiteenlopende functies. Je kunt goed luisteren en zo nodig kritisch doorvragen. Je bent enthousiast, betrokken en overtuigend. Daarnaast beschik je over een flinke dosis doorzettings- en relativeringsvermogen. Ook heb je een flexibele instelling en heb je er zichtbaar plezier in om je te bewegen in een organisatie die nog volop in ontwikkeling is. Daarbij verlies je de gestelde (organisatie)doelen en bijbehorende deadlines niet uit het oog. 

Aangezien je niet alle wijsheid in pacht hebt ben je bereid om je kwetsbaar op te stellen en om hulp te vragen als je er zelf niet uitkomt. Je durft medewerkers en management op een correcte manier aan te spreken op hun gedrag. Naast het geven van feedback wordt ook gesteld dat je feedback kunt ontvangen.

In deze functie werk je actief aan de ontwikkeling van plannen, organisatieverbetering en kwaliteitsmaatregelen. Je hebt inzicht in bedrijfsvoering en treedt daarbij op als sparringpartner voor collega’s binnen de Douane. Ook onderhoud je informele contacten met de medezeggenschap van Douane Eindhoven ter voorbereiding op het maandelijkse overleg.

Samenwerking staat centraal: je werkt nauw samen met leidinggevenden en biedt, waar nodig, begeleiding en coaching bij complexe dossiers. Je beweegt je gemakkelijk op alle niveaus binnen de organisatie en weet, ook bij weerstand, de verbinding te leggen en te behouden.

Daarnaast vertegenwoordig je Douane Eindhoven in contacten met externe (overheids)organisaties en draag je bij aan een sterke en constructieve samenwerking met deze partners.

Omdat integriteit voor de Douane een belangrijke waarde is, laat jij dat in al jouw handelen zien.

Een bijzondere baan, omdat...

• je alle ruimte krijgt om te ontwikkelen, te adviseren en te beïnvloeden
• je werkt op het snijvlak van beleid, organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering
• je elke dag impact maakt binnen een organisatie die volop in beweging is

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Als bestuursondersteuner ben jij de motor achter de directie en het kompas van de regio” - Melanie, Bestuursondersteuner 

Wanneer past deze baan bij je?

Voor deze functie gaan we uit van het werk- en denkniveau op WO niveau. Dit kun je als volgt aantonen:
- Je hebt een Master diploma, bij voorkeur in de richting van bestuurskunde of bedrijfskunde, aangevuld met relevante en aantoonbare werkervaring.
-  of: Je hebt aantoonbaar academisch werk- en denkniveau door relevante  (werk)ervaring;
je beschikt over een breed netwerk; 
je hebt uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (waaronder ervaring met het schrijven van nota's); 
je hebt werkervaring op het brede terrein van bedrijfsvoering; 

Jouw competenties

De afdeling

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

De organisatie

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• De brief & cv selectie is op dinsdag 8 juli. 
• Op woensdag 16 juli vinden de selectiegesprekken plaats. 
• De arbeidsvoorwaardengesprekken vinden plaats op donderdag 17 juli. 

De gestreefde instroomdatum is 1 september 2025. 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.