Ambtelijk secretaris

Intro

Medezeggenschap saai? Integendeel! Als ambtelijk secretaris bij een Ondernemingsraad (OR) bevind je je midden in de dynamiek van maatschappelijke belangen, politiek-bestuurlijke besluitvorming en interne bedrijfsvoering. De Ondernemingsraad heeft een belangrijke rol in het adviseren en meebeslissen over beleid dat direct invloed heeft op het werk en welzijn van collega’s. Als ambtelijk secretaris ga jij vanuit Den Haag en Utrecht twee ondernemingsraden ondersteunen in deze onmisbare rol. Het betreft een functie in schaal 9 voor 16 tot 20 uur per week.

Zullen we zaken doen en word jij de nieuwe ambtelijk secretaris voor de OR CDI (Communicatie, Datafundamenten & Analytics, Buitengewone Zaken Blauw en Informatievoorziening en Databeheersing) en de GOR D&O (Groepsondernemingsraad voor het cluster Dienstverlening en Operaties)? 

Dit doe je bij de...

In een complexe en voortdurend veranderende omgeving waarin de belangen groot en de onderwerpen breed zijn, ondersteun jij als ambtelijk secretaris twee ondernemingsraden: 1) de OR voor Communicatie, Datafundamenten & Analytics, Buitengewone Zaken Blauw en Informatievoorziening en Databeheersing (OR CDI) en 2) de Groepsondernemingsraad voor het cluster Dienstverlening en Operaties (GOR D&O).

Als ambtelijk secretaris vervul je een bijzondere spilfunctie. Je ondersteunt en adviseert namelijk de OR en GOR D&O, zodat zij zich kunnen richten op de inhoud, maar je bent zelf géén lid van de OR en hebt geen stemrecht. In jouw rol als ambtelijk secretaris voer je secretariële, organisatorische en coördinerende taken uit. Je adviseert de OR CDI en de GOR D&O met betrekking tot wet- en regelgeving op het gebied van de medezeggenschap, bereidt vergaderingen voor (je verstuurt uitnodigingen en zorgt dat de (G)OR-leden alle vergaderstukken krijgen) en je bereidt correspondentie voor (in samenwerking met de werkgroepen). Daarnaast sta je in nauw contact met de secretarissen van de OR CDI en GOR D&O en de Dagelijks Besturen.

De secretaris stuurt je functioneel aan. Ook verstrek je informatie aan derden over OR-activiteiten. Daarnaast adviseer je over de toepassing van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en de cao Rijk én stel je (concept)adviezen van de ondernemingsraad aan de bestuurder op. Als ambtelijk secretaris coördineer je ook de training en scholing van de OR CDI en GOR D&O. Je zorgt voor de verslaglegging van de vergaderingen. Daarnaast verzorg je de pr van de OR CDI en de GOR D&O, beheer je de website, maak je het jaarverslag én ondersteun je de secretarissen van de verkiezingscommissies. Verder verzamel je relevante informatie, maak je conceptnotities en beheer je het archief.

Een bijzondere baan, omdat...

• je als ambtelijk secretaris nauw samenwerkt met de OR CDI- en GOR D&O-leden en in het bijzonder ook de secretarissen van de OR CDI en GOR D&O en het dagelijks bestuur van beide ondernemingsraden;
• je vanuit jouw positie nauw betrokken bent bij belangrijke ontwikkelingen binnen de directies die vertegenwoordigd zijn in beide ondernemingsraden;
• je de steunpilaar bent van de OR CDI en GOR D&O. Dankzij jouw inzet verlopen processen soepel, worden deadlines gehaald en zijn vergaderingen met de bestuurders goed voorbereid;
• je een functie hebt waarbij geen dag hetzelfde is. De onderwerpen die aan de orde komen variëren van een plan van aanpak van één directie over een Risico-en inventarisatie evaluatie (RI&E) tot een grootschalige reorganisatie met meerdere directies en alles daartussenin;
• je voor twee verschillende ondernemingsraden werkt, die ieder een eigen dynamiek hebben en met diverse onderwerpen bezig zijn. Dit vergt dat je in staat bent snel te schakelen;
• je veel nieuwe dingen leert en je volop de kans krijgt jezelf te ontwikkelen.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Doordat jij het overzicht hebt en houdt, kun jij de OR-leden optimaal ondersteunen bij hun taak om hun collega’s te vertegenwoordigen. Dat doe je door secretariële én organisatorische taken op te pakken. Dit alles maakt jouw functie veelzijdig en relevant.” Nicole, Ondernemingsraad CDI.

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt hb- werk- en -denkniveau, bij voorkeur aantoonbaar met een diploma in een voor de functie relevante richting, zoals juridisch, administratief of secretarieel.
• Je hebt bij voorkeur minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie binnen een grote (overheids)organisatie op het terrein van de medezeggenschap.
• Je hebt kennis van of affiniteit met de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), bijvoorbeeld door een gevolgde DASMO-leergang of je bent bereid deze te volgen.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden. Je bent proactief, bewaakt de voortgang en weet prioriteiten te stellen.
• Je schrijft helder en zakelijk en je weet je mondeling goed en duidelijk uit te drukken. Jouw notulen zijn een goede verslaglegging. 
• Je begrijpt hoe besluitvorming binnen een grote overheidsorganisatie werkt en je kunt hier tactisch op inspelen.
• Je hebt een goede beheersing van de kantoorautomatisering, bij voorkeur IBabs en Webex.
• Je bent 16 tot 20 uur per week beschikbaar, bij voorkeur op maandag en vrijdag.

Jouw competenties

De afdeling

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) verzorgt vanuit overzicht, inzicht en sterke procesregie samenhangende adviezen voor de algemene leiding van de Belastingdienst, zodat zij in staat is om op adequate wijze te besluiten en de Belastingdienst te sturen.
De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken ondersteunt de algemene leiding van de Belastingdienst bij het besturen van de dienst. Dat vergt het organiseren van de stukkenstroom van en naar de algemene leiding binnen de dienst, met het kerndepartement en de bewindspersonen. Hierbij is bijzondere aandacht voor politiek-bestuurlijke advisering en programmatische informatie. Daarnaast vraagt het om het bieden van overzicht en adviseren over deze informatie, en in praktische zin uitvoeren van specifieke bedrijfsvoeringstaken.

De organisatie

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 28.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap. Lees meer over de Belastingdienst op: https://over-ons.belastingdienst.nl

Bijzonderheden

Deze belangstellingsinventarisatie is intern opengesteld voor medewerkers van de Belastingdienst met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd.

Selectieprocedure:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat of een medewerker uit de aangewezen groep in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
• Op dinsdag 6 oktober vinden de selectiegesprekken plaats in Den Haag.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Belastingdienst zet zich in voor de banenafspraak: meer banen voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij hieronder? Dan ondersteunen we je om optimaal te functioneren. Samen met jou, je leidinggevende en een jobcoach kijken we naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken(zoekmachines), en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment.

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Elke salarisschaal kent 11 salarisnummers met bijbehorende maandbedragen; deze staan vermeld in de salaristabel op de website CAO Rijk. De inschaling vindt plaats op basis van relevante kennis en het aantal relevante werkervaringsjaren passend bij de uit te voeren werkzaamheden in de nieuwe functie.
Als voorbeeld: met 3 jaar relevante werkervaring word je ingeschaald in nummer 3 van de betreffende salarisschaal.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst.