Ambtelijk secretaris OR

Intro

Ben jij een organisatorisch talent met hart voor medezeggenschap?
Vind je het leuk om achter de schermen een belangrijke rol te spelen in besluitvorming en communicatie? Dan hebben wij een mooie kans voor jou! Centrale Administratieve Processen (CAP), Bureau Directie Ondersteuning (BDO), is op zoek naar een ambtelijk secretaris voor de ondernemingsraad (OR) CAP. De OR is het medezeggenschapsorgaan binnen de directie CAP van de Belastingdienst en vertegenwoordigt ruim 4.000 medewerkers.
Zullen we zakendoen en word jij de nieuwe ambtelijk secretaris OR CAP?

Dit doe je bij de...

De ondernemingsraad (OR) CAP is het medezeggenschapsorgaan binnen de directie CAP van de Belastingdienst. Deze directie telt ruim 4.000 medewerkers. De OR bestaat uit 19 zetels en is ingesteld om medewerkers van CAP te vertegenwoordigen in de besluitvorming over diverse beleidsgebieden, in afstemming met het management van de directie. De mate van invloed en de taken van de OR zijn vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden.

Vanuit zowel medewerkers- als organisatieperspectief geeft de OR gevraagd en ongevraagd adviezen, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen aan de directie. Als ambtelijk secretaris vervul je hierin een bijzondere spilfunctie: je ondersteunt en adviseert de OR zodat de leden zich kunnen richten op de inhoud. Je bent zelf géén lid van de OR en hebt geen stemrecht. De OR opereert buiten de reguliere hiërarchische verhoudingen binnen de organisatie.
In jouw rol als ambtelijk secretaris voer je organisatorische, coördinerende en secretariële taken uit. Je adviseert de OR over wet- en regelgeving op het gebied van medezeggenschap, bereidt vergaderingen voor, verstuurt uitnodigingen en zorgt ervoor dat OR-leden tijdig beschikken over alle vergaderstukken. Ook stel je correspondentie op, in samenwerking met de werkgroepen.
Je onderhoudt nauw contact met de voorzitter van de OR en het Dagelijks Bestuur, en verstrekt informatie aan derden over OR-activiteiten. Daarnaast coördineer je de training en scholing van OR-leden, verzorg je de PR van de OR, beheer je de website en stel je het jaarverslag op. Je ondersteunt de secretaris van de verkiezingscommissie, verzorgt de verslaglegging van vergaderingen, verzamelt relevante informatie, stelt conceptnotities op en beheert het archief. Hiërarchisch val je onder het hoofd van het Bureau Directeursondersteuning (BDO) van CAP. De functionele afstemming vindt met name plaats met de voorzitter van de OR.

Wil je liever eerst eens praten over jouw misschien wel toekomstige werkzaamheden? Neem dan contact op met:

Wendy Ucgul-Koene, voorzitter OR CAP - 06-29 53 05 88 
Remco Pollard, senior adviseur HR/CAP - 06-21 91 95 93

Een bijzondere baan, omdat...

• je als Ambtelijk secretaris nauw samenwerkt met de OR-leden en in het bijzonder ook de voorzitter van de OR en het dagelijks bestuur. 
• je vanuit jouw positie nauw betrokken bent bij belangrijke ontwikkelingen binnen de directie CAP en de Belastingdienst. 
• je onderdeel uitmaakt van het team BDO (bureau Directeursondersteuning) van CAP.

Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Een goede informatievoorziening voor de OR- CAP verzorgen waardoor we de medewerkers van onze directie goed voorbereid kunnen vertegenwoordigen. Dát is wat jij gaat doen. Je houdt je bezig met secretariële én inhoudelijke taken en schakelt met veel collega's binnen de directie en de OR. Dit alles maakt jouw functie enorm veelzijdig.” Wendy Ucgul-Koene, voorzitter van de Ondernemingsraad directie CAP. 

Wanneer past deze baan bij je?

Je hebt HBO werk- en -denkniveau;
Je hebt kennis van de Wet op ondernemingsraden, van arbeids- en arborecht en -regelingen of bent in staat deze je snel eigen te maken;
Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een bestuursondersteunende functie, bij voorkeur in (de samenwerking met) medezeggenschap. Indien je deze ervaring niet hebt dien je in je brief specifiek in te gaan op je affiniteit met medezeggenschap;
Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands;
Een goede beheersing van kantoorapplicaties binnen de Belastingdienst, zoals IBM Notes en Microsoft Office 365, is gewenst. Ervaring met IBabs en Webex is een pré.

Jouw competenties

De afdeling

De directie Centrale Administratieve Processen (CAP) is het kloppend hart van de Belastingdienst. Iedereen in Nederland heeft met ons te maken. Jaarlijks versturen en verwerken wij meer dan 316 miljoen brieven, e-mails, aanslagen en aangiften. De verantwoordelijkheid voor de ontvangst, verwerking en verzending van alle fiscale gegevens van én aan burgers en bedrijven ligt bij ons. CAP is georganiseerd in vier onderdelen: Gegevens, Heffing, Inning en Centrale Functies. 

Samen zorgen zij ervoor dat iedereen in Nederland een aanslagbiljet krijgt, aangifte kan doen of een toeslag ontvangt. Om al deze gegevens op een verantwoordelijke en juiste manier te kunnen verwerken voert CAP miljoenen handelingen door, grotendeels geautomatiseerd. Onze ambitie? Massaal persoonlijk maken. Door zoveel mogelijk te digitaliseren, optimaliseren en slim gebruik te maken van data kunnen we dit mogelijk maken. Dit vraagt om medewerkers die mee- en vooruitdenken, nieuwsgierig zijn en zichzelf continu willen blijven ontwikkelen. Kijk voor meer info: https://werken.belastingdienst.nl/centrale-administratieve-processen-cap.

De organisatie

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 25.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap. Lees meer over de Belastingdienst op: https://over-ons.belastingdienst.nl

Bijzonderheden

Deze vacature is uitsluitend intern en interdepartementaal opengesteld en bedoeld voor medewerkers van de Rijksoverheid met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd.In deze fase worden ter beschikking gestelde arbeidskrachten, zoals uitzendkrachten (TBA’s) beschouwd als interne medewerkers.

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
• Op dinsdag 4 november vinden de selectiegesprekken plaats op locatie in Utrecht. 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Belastingdienst zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees meer over werken met een arbeidsbeperking.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Salarisomschrijving

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst.